BCB Kastprofielen
Kastprofielen
Elke kast heeft een kastprofiel en daarin zijn onder andere de volgende zaken vastgelegd:
- bezitsomvang van de kast in aantal exemplaren,
- het percentage van het aantal exemplaren dat binnen moet staan en binnen staat,
- het aantal exemplaren waarvoor maximaal ruimte is,
- roulatiemethode.
De kastprofielen worden, zodra de BCB groep is samengesteld, per vestiging en per kast weergegeven. Van iedere vestiging worden de kasten opgehaald en ieder weekend ververst met de werkelijke cijfers.
Nieuwe (tijdelijke) kasten worden ook opgehaald in de zondag-routine en vervolgens aangemaakt in de kastprofielen. Deze nieuwe profielen worden voor rouleren, floaten en saneren op 'Nee' gezet (default).
BCB Kastprofielen openen en detail van vestiging
Openen van de BCB kastprofielen geeft de deelnemende BCB-vestigingen weer: Manager Wise > Collecties > Collectiebeheer BCB > BCB kast-profielen.
Bij detail van de vestiging staan de kenmerken van de kastprofielen van een vestiging.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Rouleren* |
Vinkje = ja |
|
Floaten* |
Vinkje = ja |
|
Saneren* |
Vinkje = ja |
|
Accepteer andere etiketten (Siso-PIM) |
Zet wel of niet een vinkje. Bij het zetten van een vinkje wordt er toegestaan dat ook materialen met een andere plaatsingsmethode ingenomen en geplaatst kunnen worden (Siso bij PIM of omgekeerd). In de vestigingentabel (manager 01 beheer organisaties) is aangegeven hoe de plaatsing binnen de vestiging is: PIM kasten voor jeugd en/ of volwassenen in gebruik (j/n). |
Let op:
Wijzig je hier (in detail kastprofielen – vestiging) de instelling van rouleren, floaten of saneren dan werkt dit door in alle onderliggende kastprofielen; zij krijgen allemaal dezelfde waarde. De afzonderlijke instelling van een kast wordt niet behouden.
Wijzigen van de instelling voor een vestiging moet gebeuren in de VSI op vestigingsniveau. Dan blijven de afzonderlijke instellingen met betrekking tot rouleren, floaten en saneren van een kastprofiel wel behouden.
Bij het inrichten in de voorbereidende fase is op vestigingsclusterniveau (VSI) voor de hele groep 'Nee' uitgedeeld aan rouleren, floaten en saneren. Die waarde is bepalend en kan beschouwd worden als hoofdschakelaar.
Zodra de waarde op 'Ja' gezet wordt, dan pas wordt er naar de onderliggende instellingen gekeken. Eerst op vestiging:
- Staat bij de vestiging een Ja, dan wordt er gekeken naar de instelling van de kastprofielen.
- Staat bij de vestiging een Nee, dan wordt er niet verder gekeken naar de kastprofielen.
Als er een vestiging (eventueel tijdelijk) wordt uitgesloten van roulatie dan worden de exemplaren van deze vestiging niet meer voor roulatie aangeboden. Ook gaan er dan geen exemplaren meer naar deze vestiging toe.
BCB kastprofielen van een vestiging
Na openen van de BCB-groep worden de vestigingen getoond.
Openen van een vestiging geeft informatie over de aanwezige kasten van de vestiging.
Kast met status B (geblokkeerde kast)
Een geblokkeerde kast is een kast van een vestiging waarop een blokkade tegen herindelen zit. De uitgeleende exemplaren horen, bij uitlenen en inname in de vestiging, weer geplaatst te worden in de geblokkeerde kast.
Een voorbeeld van een kast die in aanmerking komt voor blokkeren kan een waargebeurd kast zijn of een regiokast.
Geblokkeerde kasten kunnen ook deelnemen aan BCB, mits de kast bij de andere BCB-vestigingen aanwezig is met dezelfde kastcode, zelfde materialen en de kast bij de vestigingen een blokkade tegen herindelen heeft. Exemplaren die geherloceerd worden (rouleren) komen bij de volgende vestiging in dezelfde geblokkeerde kast.
Let op: bij floaten wordt de kast niet de geblokkeerde kast. Gebruik in dat geval de optie 'FLTSHLF'. Zie Floating collecties - Optie FLTSHLF.
Kast met status X-X (onbekende kast)
Tijdens de wekelijkse BCB-monitoring worden analyses gemaakt van de kasten in de deelnemende vestigingen. Exemplaren die volgens Wise in een kast staan die niet is opgenomen in de kastentabel van de vestiging worden geteld in een kast met status X-X.
De kast is actief omdat er in werkelijkheid bezit is.
Maak om dit bezit te kunnen onderzoeken gebruik van de BCB functie 'foutieve kastplaatsingen'. Manager Wise > Collecties > Collectiebeheer BCB > Roulatie > BCB kast-profielen > Kies een vestiging en klik op de knop 'Openen' > Klik bovenin op BCB functies > Foutieve kastplaatsingen, zie Foutieve kastplaatsingen.
Kast zonder exemplaren
Verwijder kasten van vestigingen waar geen exemplaren (meer) in zitten en waar ook geen exemplaren meer in gewenst zijn in de PLT-tabel van de vestiging. En indien nodig ook in de kastcon. Kasten zonder inhoud, maar waar op termijn wel exemplaren in worden verwacht, kunnen blijven bestaan.
Details van een kastprofiel
Een kastprofiel geeft informatie over de werkelijke inhoud van de kast, hoeveel exemplaren heeft de kast, welk percentage staat binnen en welk percentage is 'nieuw'. Ook de werkelijke uitleenfrequentie wordt aangegeven. En daarbij de informatie over de gewenste cijfers.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Vestiging |
Ingevuld door Wise |
|
Kast |
Ingevuld door Wise – code en omschrijving, afkomstig uit PLT-tabel, zie (PLT) Plaatsen / kasten. |
|
Afdeling |
Ingevuld door Wise – afkomstig uit de PLT-tabel. Witte streep: er is geen afdeling. |
|
Actief |
Ingevuld door Wise |
| Vanaf 8.0.0 Opmerking |
Een veld om een opmerking over de kast te noteren, maximum aantal tekens is 500. |
|
Rouleren
|
Vinkje = Ja De exemplaren in deze kast mogen rouleren. Bij aanvang van BCB staat rouleren op Ja. Wordt de kast uitgesloten van roulatie, vink dan de kast uit, de exemplaren van de kast komen dan niet op de exemplarenactielijst voor herlocatie te staan. Een nieuw aangemaakte kast (in de manager bij PLT of via kastenbeheer in de Client) krijgt in het kastprofiel GEEN vinkje. |
|
Floaten |
Vinkje = Ja Bij aanvang van BCB staat floaten op Ja. Exemplaren van de kast mogen bij inname in een andere vestiging blijven. Dit kan alleen wanneer ook de ontvangende vestiging de bijbehorende kast ook op floaten heeft staan en er voldoende ruimte is en er aan andere voorwaarden wordt voldaan zoals Siso- en PIM-etiket. In de andere gevallen gaat het exemplaar op transport naar de vestiging waar het geleend is, omdat er anders te veel exemplaren van de titel in de ontvangende vestiging komen te staan. Een nieuw aangemaakte kast (in de Manager bij PLT of via Kastenbeheer in de Client) krijgt in het kastprofiel GEEN vinkje. |
|
Saneren |
Vinkje = Ja Bij aanvang van BCB staat saneren op Ja. Geen vinkje: de exemplaren van de kast komen niet in aanmerking voor saneren. Saneren van de kast zal in dat geval handmatig moeten plaatsvinden. Exemplaren met de saneerinstelling 'direct afschrijven op leeftijd' worden niet afgeschreven. Een nieuw aangemaakte kast (in de manager bij PLT of via kastenbeheer in de Client) ontvangt in het kastprofiel GEEN vinkje |
|
Roulatiemethode i'tje: geeft informatie over de roulatiemethode |
De methode die geldt voor deze kast. (is het veld roodomrand dan verschijnt de melding: 'Inconsistente data gevonden'. Een verplicht veld is in dat geval niet gevuld met een waarde uit de listbox) |
GEEN* bewuste keus om te voorkomen dat er, na het toevoegen van een nieuwe kast, er niet direct acties op de exemplaren lijst komen voor deze kast. Handmatig wijzigingen aanbrengen en kastprofiel inrichten is aan te bevelen.
Gepland kastbezit *:
Welke normen moeten er gelden voor deze kast? Om dat te kunnen bepalen staan aan de rechterkant de werkelijke cijfers van de kast. De cijfers zijn afkomstig van de laatst gedraaide analyse en zijn een momentopname.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Gepland bezit (sturende waarde) |
Aantal invullen, exclusief de route-exemplaren Is de waarde 0 dan wordt aan de vestiging geen nieuw bestelde exemplaren toebedeeld. |
|
Ruimte in kast (sturende waarde) |
Aantal invullen Hoeveel exemplaren kunnen er in de kast staan, exclusief de route-exemplaren Is de waarde 0, dan vloeit de kast uiteindelijk leeg. Is de waarde hoger dan gepland bezit, dan komen er geen acties |
|
Gewenst binnen bezit % (bezettingsgraad van de kast) |
Vul percentage in (hele getallen) Welk percentage van de ruimte in de kast moet gevuld zijn ten behoeve van keuzerijkdom. Aantal exemplaren in de kast zal nooit onder deze norm komen, dit is de ondergrens: De ondergrens is 50% en de bovengrens is 75%. |
|
Gewenst nieuw bezit % |
Vul percentage in van bezit wat 'nieuw' moet zijn (hele getallen) Bij aanschaf (verdeling van nieuwe exemplaren) wordt rekening gehouden met de waarde in het veld wanneer deze -1 is. Is de waarde <0 dan ontvangt de vestiging geen nieuw exemplaar wat in deze kast thuis hoort. De vestiging wordt niet de eerste eigenaar van een nieuw exemplaar. Voorbeeld: De vestiging heeft DVD's, maar stelt geen budget beschikbaar voor nieuwe DVD's. De aanwezige collectie wordt door rouleren wel ververst, maar niet door de komst van nieuwe exemplaren. |
|
Kastuitleningen |
|
|
Uitleenfrequentie norm alleen voor rapportage |
Vul getal in (tot 2 decimalen mogelijk)* |
* De planning van bezit, ruimte in kast, gewenst bezit binnen % , gewenst nieuw bezit % en uitleenfrequentienorm kunnen met de hand worden ingevoerd, maar het is ook mogelijk om de cijfers van de werkelijkheid naar de planning over te zetten en naderhand, op de gewenste plekken, aanpassingen te doen. Overzetten naar planning kan door middel van de BCB-functie werkelijk overzetten, zie Rapport BCB-kastprofielen.
Werkelijke cijfers
| Veld | Uitleg |
|---|---|
|
Werkelijk bezit |
Aantal exemplaren die in de kast thuis horen volgens de laatste analyse inclusief de exemplaren van een routecollectie |
|
Werkelijk binnen |
Aantal exemplaren die status 'Binnen' hebben ten tijde van de analyse inclusief de exemplaren van een routecollectie |
|
Werkelijk binnen % |
Geeft aan welk percentage van het werkelijk bezit binnen staat. Werkelijk binnen : 1% van aantal werkelijk bezit |
|
Werkelijk nieuw % |
Geeft aan welk percentage van werkelijk bezit jonger is dan 13 maanden |
Rapport bij BCB kastprofielen
De knop Rapport in de bovenbalk geeft zoals de naam al aangeeft een rapport weer.
Op de pagina met de vestigingen in beeld/ op een rij geeft het rapport (nr 010) een vestigingsrapportage van de BCB groep weer, de instellingen van de groep met mag saneren, mag rouleren, mag floaten, PIM-jeugd en PIM-volwassen.
Bij openen van een vestiging komen de kasten in beeld. Ook daarvan kun je met de knop 'Rapport' een kastprofielrapportage (nr 012) opvragen.
De geopende vestiging staat in beeld bij het rapport, maar er bestaat ook de mogelijkheid om van alle vestigingen een rapport op te vragen. Kies dan <Leeg>.
BCB functies bij kastprofielen
Er zijn een viertal BCB functies. Deze zijn ondergebracht in menu onderdeel BCB kast-profielen op vestigingsniveau.
De kastprofielen kunnen door twee functies worden gewijzigd: Bijwerken kast-structuur en Werkelijk overzetten.
De voortgang kan geraadpleegd worden door het BCB voortgangsrapport en de actielijst voor een vestiging kan aangevuld worden met de foutieve kastplaatsingen.
BCB Voortgangsrapportage
Zowel in de Manager als in de Client is een voortgangsrapport per vestiging opvraagbaar. Bij kiezen voor <Leeg> in de Manager komen alle vestigingen op het rapport.
Het rapport in de Client geeft, afhankelijk van de bevoegdheid BCB-functies, de eigen vestiging, de vestigingen van de instantie of de vestigingen van het systeem.
Het voortgangsrapport (afbeelding wegens grootte gesplitst) toont de volgende gegevens:
Rapport van vestigingsnummer – vestigingsnaam
| Kolom | Uitleg |
|---|---|
|
Kast |
Kastcode uit de plaatsingstabel |
|
Kastomschrijving |
Omschrijving van de kast |
|
Gepland bezit |
Aantal exemplaren die gepland zijn voor deze kast, wordt o.a. op gestuurd bij floating en herloceren. |
|
Ruimte in kast |
Voor hoeveel exemplaren is er ruimte beschikbaar. |
|
Gewenst bezit binnen % |
Percentage van de ruimte in de kast moet gevuld zijn. |
|
Gewenst bezit nieuw% |
Percentage van het aantal exemplaren van de kast wat nieuw moet zijn. Het begrip 'nieuw' is gedefinieerd in de manager bij de aanschaf/ saneermethode. |
|
Norm Uf |
De gewenste uitleenfrequentie van dit collectie-onderdeel |
|
Werk bezit totaal |
Werkelijke bezitsomvang van deze kast |
|
Werk bezit binnen |
Werkelijk aantal binnenstaande exemplaren |
|
Werk Bezit binnen% |
Werkelijk percentage dat 'Binnen' staat. |
|
Werk Bezit nieuw% |
Werkelijk percentage aan nieuw bezit |
|
Werk Uf |
Werkelijke uitleenfrequentie |
|
Uitleningen eigen |
Aantal uitleningen van eigen bezit van de afgelopen 12 maanden: Uitleningen van exemplaren die in de betreffende kast staan/ hebben gestaan met een uitlening in deze vestiging. |
|
Bezetting |
Hoe doet de kast het in relatie met de norm. Voor meer informatie, zie hierboven bij Bezetting. |
Bijwerken kaststructuur
Bijwerken van de kaststructuur gebeurt elke week door de BCB-routine. Tussentijds is het mogelijk om, handmatig, de kaststructuur bij te werken. Dit kan in één keer voor alle vestigingen, maar ook voor vestigingen afzonderlijk.
De (lokale) kastentabel en de tellingen (bezit) worden gematcht en bijgewerkt in de kastprofielen. Ontbrekende kasten in de kastprofielen worden aangemaakt en daarbij wordt gekeken of de kast in kastcon voorkomt, en dergelijke.
Kastprofiel verwijderen
Kast(profiel) zonder bezit verwijderen? Begin bij verwijderen in de Kastcon, daarna in de PLT-tabel en voer tot slot de actie 'kaststructuur bijwerken' uit bij de kastprofielen. Kast toevoegen aan profiel. Maak een kast aan in de PLT-tabel, vul zo nodig deze ook in bij de kastconversie. Werk daarna actief de kaststructuur bij in de kastprofielen of wacht de wekelijkse BCB routine af.
Het kan voorkomen dat een vestiging een nieuwe kast in de Client heeft aangemaakt. Ook deze kast levert een nieuw kastprofiel op.
Tijdens het bijwerken van de kastprofielen wordt saneren, floaten en rouleren bij de nieuwe kast op Nee gezet (geen vinkje). Dit om te voorkomen dat er onmiddellijk exemplaren uit een nieuwe kast op de exemplarenactielijst komen te staan. Naderhand kan het kastprofiel gevuld worden met het wenselijke.
Werkelijk overzetten
Met de BCB functie 'Werkelijk overzetten' kunnen in een keer de werkelijke cijfers aangaande het kastbezit/ kastprofiel worden overgezet naar de planning. Voer deze actie per vestiging uit.
Het is een handreiking om de kasten ingevuld te krijgen en daarna handmatig het een en ander bij te stellen.
Belangrijk: Ruim voorafgaand aan de actie de exemplaren in de X-X kasten op. Na het op orde hebben van de kastprofielen bestaat de mogelijkheid om de werkelijke cijfers over te nemen als norm (planning). Hiervoor dient de functie 'Werkelijk overzetten'. Voer het overzetten per vestiging uit.
Kastprofielen met een kastcode PMJ, PMV en PMA en de kasten die niet voorkomen in de kastentabel van de eigen vestiging (bijvoorbeeld x-x kast) worden bij het overzetten genegeerd.
De gegevens van de werkelijke kolommen worden in principe één op één overgenomen. Ook de werkelijke uitleenfrequentie wordt overgezet naar de planning.
Ruimte in de kast:
De ruimte in de kast wordt de eerste keer bij het overzetten altijd gevuld met de waarde 0. Het aantal wordt berekend door het werkelijke aantal binnenstaande exemplaren van de kast te verhogen met 10%.
Berekening ruimte in kast bij overzetten:
Kast bevat 140 exemplaren waarvan 40 exemplaren met status U en 100 exemplaren met status B.
Aantal binnenstaande exemplaren wordt verhoogd met 10% (100 +10) en geeft een kastruimte van 110.
Is kastruimte groter dan het werkelijk bezit dan is bijstelling wenselijk.
Het is mogelijk om tussentijds de werkelijkheid naar de planning over te zetten, met de keuze voor wel of niet opnieuw vullen van de ruimte. Een vinkje betekent dat de ruimte wel opnieuw gevuld wordt bij het overzetten.
Gewenst bezit binnen (%):
Het percentage wordt overgenomen met een ondergrens van 50% en een bovengrens van 75%.
Stel dat op het moment van de analyse het percentage bezit binnen 95% is, dan betekent dit dat er bijna niets uitgeleend is. Wordt 95% als percentage gehanteerd bij overzetten dan blijft een groot aantal exemplaren binnen staan met als gevolg dat er weinig roulatie op gang komt.
Foutieve kastplaatsingen
In de voorbereidende fase met betrekking tot het inrichten van de BCB kan er met behulp van de BCB functie ‘ foutieve kastplaatsingen’ een overzicht gemaakt worden van de exemplaren die volgens Wise een onjuiste plaatsing hebben.
Kastplaatsing corrigeren? niet actief
Het doel wordt: in bepaalde gevallen kan het voorkomen dat een automatische correctie mag plaatsvinden. Vooraf zijn de bijzondere gevallen behandeld en de (resterende) exemplaren zijn gebaat bij een correctie vanuit de manager.
Na het activeren van de functie kan er aansluitend een rapport worden opgevraagd.
De exemplaren kunnen het beste door een medewerker in de vestiging opgezocht worden. Genereer dan de plaatsing opnieuw via de Client: Exemplaren > Etiketten > Genereer plaatsing, Etiket per exemplaar (let ook op etiket). Bij een onjuist, niet gewenst resultaat bij het genereren is er meer aan de hand en zal gekeken moeten worden naar bijvoorbeeld de titelgegevens van het exemplaar of naar de kastentabel.
Vooraf kan de applicatiebeheerder of een medewerker van de catalogusafdeling ook een onderzoek doen waarom exemplaren niet de juiste kastplaatsing hebben, bijvoorbeeld door het ontbreken van extra codes in de titel zoals leeftijd, genres.
Zodra BCB actief is en er wekelijks een exemplarenactielijst verwerkt wordt in de vestiging, staan de exemplaren met een onjuiste plaatsing ook op de lijst, met uitzondering van de exemplaren in de kast B2B, IFL en IBL.
Callstack:
at (Media/BCB/BCB_Onderdelen/Roulatie/10_BCB_Kastprofielen), /content/body/div[2]/div[2]/div[2]/div[4]/table[1]/thead/tr/th[2]/div[2]/div[7]/div/table/thead