Saneermethode

Saneermethode inrichten

De methode heeft een aantal velden die door Wise worden gevuld, en een aantal die je zelf invult:

Saneermethode toekennen aan collectiecluster

De collectie is ingedeeld in de systeemtabellen SCI. Eén van de collectieclusterindelingen is bij de BCB-groep (Collecties > Collectiebeheer BCB > Systeemtabellen > (BCBGRP) BCB-groepen) in gebruik.

De collectie wordt gesaneerd op basis van de ingestelde saneermethode. De default saneermethode 0000 werkt voor de hele collectie-indeling en alle onderliggende clusters, zichtbaar bij detail van de indeling.

De defaultmethode kan vervangen worden door een andere.

Pér collectiecluster kun je afwijken van de ingestelde (default of andere) saneermethode door een andere saneermethode in te vullen bij de BCB-instellingen.

Wijzig je de defaultmethode na verloop van tijd dan is die alleen van toepassing op de onderliggende cluster die geen saneermethode hebben.

Aantal saneren per week

Bij onderdeel Collecties > Systeemtabellen (RCB | BCB) > (G_VSI) Vestigingsclusters kan per vestiging worden ingegeven hoeveel exemplaren per week voor saneren op de lijst mogen komen. Het minimum aantal is 25 per week.

  Revisie-exemplaren worden niet meegeteld bij het maximum aantal te saneren exemplaren per week. 

Startmethode

Een startmethode voor saneren kan wenselijk zijn om bij aanvang van een nieuwe BCB-groep het aantal af te schrijven en te reviseren exemplaren te kunnen overzien. Het komt voor dat een vestiging meer ouder materiaal bezit dan je verwacht.

Om in dergelijke situaties voorzichtig met afschrijven te beginnen vul je bij 'leeftijd materiaal' een hoog aantal maanden in, bijvoorbeeld '240'. Alleen materialen met een ouderdom van minimaal 20 jaar komen op de exemplarenactielijst om afgeschreven te worden.

Hetzelfde kun je toepassen op de nul-termijn, start bv met 48 maanden.

Afhankelijk van het resultaat op de lijst kan, na verloop van tijd, de leeftijd van het materiaal in de methode worden verlaagd evenals de nul-termijn.

Deze werkwijze kan ook toegepast worden bij de revisie, om bij aanvang het aantal te reviseren exemplaren te behappen.

Na verloop van tijd kun je besluiten om:

• over te gaan op de defaultmethode of een andere methode;
• de ingevulde waarden te verlagen naar de instellingen waarmee je uiteindelijk wilt werken.

Starten met saneren

Zodra de kastprofielen gevuld zijn met de werkelijke cijfers en de hoofdschakelaar omgezet is op saneren = ja, verschijnen er, na de zondag, saneeracties op de exemplarenactielijst. Ook geldt dat als ruimte in de kast en gepland bezit beide 0 zijn, er hooguit 10 exemplaren per kast op de lijst komen voor afschrijven als ze aan de saneermethoden voldoen. Er zal ook niet meer dan 50% van werkelijk bezit binnen voor afschrijven in aanmerking komen, dit om leegloop van de collectie te voorkomen.  

Berekening van aantal te saneren exemplaren

Voorbeeld:

Een exemplaar komt voor saneren in aanmerking als het aan de ingestelde saneervoorwaarden voldoet. Maar of het gelabelde exemplaar ook daadwerkelijk op de exemplarenactielijst komt is onder andere afhankelijk van de bezetting van de kast waar het exemplaar thuishoort.

Het minimum gewenst bezit binnen van de kast uit de afbeelding is 69,88% van de ruimte (3670) = 3117 (ondergrens). Deze ondergrens zal nooit gepasseerd worden, ook al komt de hele inhoud van de kast voor saneren in aanmerking.

Hoeveel BCB-exemplaren uiteindelijk op de lijst komen is afhankelijk van het ingestelde maximum.

Actie A – afschrijven

Actie A betekent dat een exemplaar voor afschrijven in aanmerking is gekomen op basis van nul-termijn of ouderdom. Exemplaar staat op de exemplarenactielijst van de vestiging. De exemplarenactielijstlijst wordt eerst gevuld met exemplaren op basis van leeftijd materiaal  en daarna op basis van de nultermijn.

Wat er gebeurt bij inname in de Client met het exemplaar is afhankelijk van de instellingen in de VSI:

• Is de vestiging zelf de saneervestiging dan wordt bij inname het exemplaar direct afgeschreven en ontvangt het status A.
• Is een andere vestiging als saneervestiging ingesteld dan gaat het op transport naar die vestiging. De saneervestiging neemt het exemplaar in en de status wordt A.

Er is echter een uitzondering: Exemplaren met actie 'A'  en afschrijven noodzakelijk' of met'afschrijven vaste leeftijd bereikt' worden bij inname direct afgeschreven, ongeacht of een andere vestiging ingesteld is als de saneervestiging.

Exemplaar uitsluiten van afschrijven 

Zijn er exemplaren die niet voor afschrijven in aanmerking mogen komen? 

1. Zet dan bij het betreffende exemplaar een afschrijfblokkade.
Ga naar het detailscherm van een exemplaar, muteer groep 1 en vink afschrijfblokkade aan. 
Na afsluiten van het scherm is het vinkje gezet.

2. Als het exemplaar is afgeschreven: schrijf het af via Exemplaren > Afschrijven. Wise geeft de melding dat het exemplaar al is afgeschreven en of het binnen moet worden gezet. Op deze manier wordt de afschrijving ongedaan gemaakt. Het exemplaar ontvangt een revisiedatum (in de database) en komt een jaar later weer op de exemplarenactielijst. 

Actie J – laatste exemplaar

Actie J betekent dat een exemplaar voor afschrijven in aanmerking is gekomen, maar het exemplaar is het laatste exemplaar van de titel binnen de BCB-groep of binnen het systeem.

Bij de instellingen bij de BCB-groep leg je vast waarmee Wise rekening moet houden, groep of systeem. Op de exemplarenactielijst wordt vermeldt dat het exemplaar het laatste exemplaar is.

Bij inname in de Client gaat het exemplaar op transport naar de magazijnvestiging, de BCB-beheerder of blijft ter beoordeling in de vestiging, deze is dan zelf de saneervestiging.

Het exemplaar wordt onder de aandacht gebracht bij een van bovengenoemde vestigingen  en deze bepaalt wat er mee gebeurt: terug in collectie, afschrijven, verkoop of naar magazijn.

Bij de keuze 'terug in collectie' ontvangt het exemplaar een revisiedatum (in de database) en komt een jaar later weer in aanmerking om op de exemplarenactielijst te verschijnen.

In het pop-up scherm wordt vermeld hoeveel exemplaren er op dat moment in het systeem aanwezig zijn. Na afschrijven resteren er 2. 

Voorbeeld:

NB. om de stroom van laatste exemplaren te beperken naar de beheerder/saneervestiging kun je de culturele waarde van titels, onderwerpen (GT0), serie en auteurs aanpassen van 3 naar 1. Bij waarde 1 gaat het laatste exemplaar niet naar de beheerder wegens actie J maar ontvangt het actie A. Zie Rapport BCB-kastprofielen.

Laatste route-exemplaar:

Indien de saneermethode ook de route exemplaren moet meenemen in de saneerroutine dan gaat het laatste exemplaar van de titel binnen het systeem naar de eigenaar van het exemplaar en niet naar de eigenaar van de routecollectie.

Actie I – revisie

Actie I betekent dat een exemplaar voor revisie in aanmerking is gekomen op basis van de revisieparameters. Exemplaar staat op de exemplarenactielijst van de vestiging.

Wat er gebeurt bij inname in de Client met het exemplaar is afhankelijk van de instellingen in de VSI:

• Is de vestiging zelf de saneervestiging dan wordt bij inname van het exemplaar een pop-up getoond met keuze mogelijkheden: terug in roulatie, verkoop, afschrijven of plaats in magazijn.
• Is een andere vestiging als saneervestiging ingesteld dan gaat het op transport naar die vestiging.

Revisie exemplaren tellen niet mee bij het aantal te saneren exemplaren per week. Dit kan leiden tot een (erg) lange lijst met revisie exemplaren. Om dit te voorkomen kan de revisie periode en uitleningen opgehoogd worden in de saneermethode.

Actie O - overschot

Als bij de saneermethode een percentage is ingevuld voor overschot dan verschijnen de in aanmerking komende exemplaren op de exemplaren actielijst met actie O en omschrijving 'Afschrijven ivm overschot'.

Bij inname in de Client gaat het exemplaar op transport naar de BCB-beheerder die een oordeel velt.

In geval van ‘afschrijven ivm overschot’ komt in principe het oudste exemplaar met de meeste uitleningen voor afschrijven in aanmerking. Soms een iets jonger boek, maar met meer uitleningen op de teller.

Actie V – verkoop in Wise

Actie V betekent dat een exemplaar voor afschrijven in aanmerking is gekomen en verkocht wordt in Wise. In welke vestiging de verkoop plaatsvindt is afhankelijk van de ingestelde verkoopvestiging.

Exemplaar staat op de exemplarenactielijst van de vestiging.

Bij inname in de balie wordt de status van het exemplaar A en de substatus V. Exemplaar is beschikbaar voor verkoop in Wise.

OF

Na inname in de balie wordt de status van het exemplaar T, exemplaar gaat op transport naar de ingestelde verkoopvestiging in de VSI. Inname in verkoopvestiging geeft exemplaar status A met substatus V.

Aktie H - voor niet-BCB-groep exemplaar en/of route exemplaren

Een exemplaar in een BCB-vestiging die aan de saneermethode voldoet, maar waarvan de juridische eigenaar niet in de BCB-groep zit, komt op de exemplarenactielijst te staan.

Dit exemplaar ontvangt de actie H van herloceren met de tekst ‘terug naar eigenaar (oorsprong)’. Deze vestiging bepaalt wat er met het exemplaar gebeurt.

Is de eigenaar (oorsprong) van het exemplaar de bcbbeheerder/aanschafvestiging  dan mag de vestiging het exemplaar zelf afschrijven en komt er geen herlokeeractie naar de oorsprong. 

NB: de exemplaren tellen niet mee bij ‘maximaal aantal rouleren’ per vestiging.