Selecties van Financiële posten

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Via het menu Statistieken en selecties > Selecties in de client kunnen selecties op financiële posten worden gemaakt. Kies hiervoor het settype 'Financiële posten' (Fin.posten) linksbovenin het Selectiescherm.

Bij een selectie op financiële posten wordt altijd gezocht in de eigen Financiële Organisatie, die meerdere instanties kan omvatten.

Selectiebron Financiële posten

Onder het settype Klanten zijn de volgende selectiebronnen mogelijk:

Financiële posten (zie Data Financiële posten)
Exemplaren (zie Exemplarendata)
Klanten (zie Klantendata)
Berichten (zie Berichtendata)

Data Financiële posten

Bij het gebruik van de selectiebron Financiële posten kan er gekozen worden uit onderstaande velden.

Veld	Invullen als	Bijzonderheden
Actor Id	Nummer	Unieke klantnummer.
Adm Id	Nummer	Unieke nummer boeking.
Adm Tabel	Nummer	Uit welke tabel is de boeking ontstaan (reglemententabel of contributietabel).
Bedrag afgehandeld	In centen	Bedrag open / afgehandeld.
Bedrag boeking	In centen	Bedrag oorspronkelijke boeking.
Boekingscode	Nummer	000 t/m 999
Boekingsgroep	Nummer	1 /m 6 1 = contributie 2 = div. accounting etc
Bron		Bron van de boeking: Zie tabel XBB voor de mogelijkheden
Dagboek	Code	Bron waarin post is gesloten Bxxx – Bank Kxxx – Kasnummer Axxx – reden kwijtschelden etc N.B. Met het wel/niet selecteren op dagboek wordt aangestuurd op OPENSTAANDE posten of GESLOTEN posten worden geselecteerd. Alle posten met een LEEG dagboek staan OPEN. Alle posten met een gevuld dagboek zijn gesloten/afgehandeld.
Datum afhandeling	Datum	Datum waarop post is gesloten.
Datum boeking	Datum	Datum waarop post is geboekt.
Datum t/m	Datum	Onderdeel periode waarover de boeking gaat.
Datum vanaf	Datum	Idem
ExemplaarId	Nummer	Uniek exemplaarnr Kan ook andere unieke nummers bevatten (titelnr,etc).
Factuurnummer	Nummer
Grootboek afboek	code	JJMM – periode sluiten post
Grootboek opboek	code	JJMM – Periode opboeken post
Instantie	code	Alleen instanties die tot de EIGEN Financiële Organisatie behoren.
Status	Code	keuze uit: = Openstaand (let op: in het veld waarde wordt een punt getoond) * = Gesloten D = Deurwaarder F = Factuur H = Herinnering I = Ingebrekestelling O =Ola
Vestiging	Code	Kostendrager

Afboeken van registraties

In OCLC Wise-selecties is het mogelijk om openstaande registraties via een selectie en daarna via een seriemutatie af te boeken. De benodigde bevoegdheid hiervoor is KASADMINISTRATIE met 'verwijderen' op instantieniveau.

Alleen openstaande posten met adm_soort=2, 3 of 4 komen in aanmerking.
Boekingsgroep 1 (contributies) en 5 (kasuitgaven) worden niet afgeboekt. Deze zullen handmatig moeten worden gecontroleerd/afgeboekt indien gewenst.
In je selectie zou je dus nog de boekingsgroepen (onder rub type fin.posten) kunnen toevoegen.
Wij adviseren om openstaande posten minimaal ouder dan 2 jaar te selecteren.
Houdt rekening met eventuele nota's met betrekking tot vergoedingen. Boekingscode 26XX. Deze boekingscode eventueel buiten de selectie houden.

Voorbeeld van een selectie:

Maak bijvoorbeeld een selectie met Settype en selectiebron fin.posten.

Als selectieregels selecteer je Rub type 'F - Fin.posten' met als Rubriek 'status' en bij Waarde kun je in via de dropdown kiezen voor openstaand.
Boekingsgroep 2,3 en 4:
- Kies hierbij voor Rub type 'F-fin.posten' en bij Rubriek voor 'Boekingsgroep'. Vul als waarde in 2|3|4.
Klanten met een einddatum > 2 jaar:
- Voeg bij de selectie Rub type 'K- Klanten' toe met als Rubriek 'BIEB-ABON' > Einddatum en de betreffende periode van t/m.
Voer de selectie en afboeking eerst uit op test. Je kunt dan ook een kleinere selectie maken en deze eerst uitvoeren om te zien wat er gebeurt.
Wees er zeker van dat wat je geselecteerd hebt ook daadwerkelijk afgeboekt kan en mag worden (afgestemd met de financiële afdeling).
Sla de selectie op.

Het is aan te raden om altijd een controle verslag aan te maken, een verslag kan gewenst zijn door de fin_afdeling of de accountant. Het controleverslag wordt gemaakt op dezelfde manier als andere selecties (export als rapport of CSV). Voor meer informatie voor het exporteren van sets, zie Exporteren van een set.

Kies om registraties af te boeken een set vanuit tabblad Vaste sets of Tijdelijke sets, rechtsklik en kies 'Afboeken van registraties' uit het menu. Voordat er daadwerkelijk kan worden afgeboekt volgt er een melding:

Let op, er wordt na het afboeken geen verslag gemaakt. De controle kan uitgevoerd worden op basis van het eerder gemaakt verslag.

De posten worden gesloten op dagboek A920.

Een eventuele selectie/controle kan gedaan worden op dit dagboek.