Instellingen voor klantimport

Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP)

Klanten > Klant-import > (LNRIMP) Inschrijfmethodes

Deze instellingen zijn van belang om de inschrijving bij de bibliotheek aan te sturen. De parameters voor importeren van klant-/leerlingbestanden worden per instantie vastgelegd.

In de vestigingstabel van de school, tabblad Klanten wordt de juiste Inschrijfmethode aangewezen.

Veld	Uitleg
Soort	LNRIMP (niet invulbaar, tabelnaam)
Instantie	Niet invulbaar
Methode	Kies een code van twee posities, begin met 01.
Omschrijving	Kies een omschrijving voor het soort import, bijvoorbeeld 'Leerlingimport VO gemeente X'.
Inschrijfmethode	C = volgens contributietabel, op basis van de leeftijd wordt uit de geldende contributietabel het juiste abonnement gekozen. A = (vast) abonnement, indien de te importeren klanten/leerlingen altijd op een bepaald vast abonnement moeten worden ingeschreven.
(Start)Abonnement	Dit dient een gratis abonnement te zijn. Kies geen regulier jeugd-abonnement in combinatie met een vaste vervalmaandmethode. Bij inschrijfmethode C wordt er met dit abonnement gestart en vervolgens wordt het abonnement, dat op basis van leeftijd bij de klant past, automatisch aan de klant gekoppeld. Bij inschrijfmethode A behoudt de klant te allen tijde het hier ingevulde abonnement. N.B. Controleer het gekozen abonnement, zie Abonnementsdefinitie controleren
Vervalmaandmethode	L: lopende maand (= geboortemaand) V: vaste vervalmaand Kies L bij een inschrijfmethode C – Volgens contributietabel Kies V bij een inschrijfmethode A – Vast abonnement
Vaste vervalmaand	Vul alleen in bij Vervalmaandmethode V – Vaste maand Keuze is vrij (tussen 01 en 12)
(Vaste) statistische categorie	Leeg = de stat.cat uit de abonnementsdefinitie. Gebruiken indien afgeweken moet worden van de stat.cat zoals ingevoerd in de abonnementsdefinitie.
Docenten abonnement	n.v.t. (alleen voor schoolWise / mediatheekWise)
Maximum aantal thuis (webshop)	n.v.t. (alleen voor schoolWise)
Max. aantal webshop-bestellingen	n.v.t. (alleen voor schoolWise)
Max. aantal reserveringen	n.v.t. (alleen voor schoolWise / mediatheekWise)
Legitimatie nieuwe klanten	Ter voorkoming van fraude met nieuw uitgegeven pasjes. Er wordt in dat geval een pasblokkade gezet, dus er kan pas geleend worden als in de klantenadministratie de pas gedeblokkeerd wordt. In de baliemelding voor het personeel staat dat er eerst legitimatie moet worden gevraagd. Dit werkt indien er bij het importeren géén pasnummer wordt gegenereerd. In dat geval wordt er een algemene blokkade op de nieuwe actor gezet. Zie ook Legitimatie nieuwe klanten.

Vaste vervalmaand: check start- en volgabonnement
Indien gekozen is voor een een vaste vervalmaand, zal OCLC Wise de eerstvolgende vervaldatum bepalen op basis van deze vervalmaand.

Bij import in augustus 2021 en vervalmaand 10 zal als vervaldatum 31-10-2021 worden bepaald. Dat zal niet de bedoeling zijn.

Indien (in dit geval) een vervaldatum van 31-10-2022 wordt gewenst, kan dit via de MINIMALE inschrijfduur van het abonnement worden aangestuurd. Deze moet dan op minimaal 4 maanden staan. Zie ook Abonnementsdefinitie controleren

Schoolnr (LNRANI) – importinstellingen per school

Deze instellingen moeten per school worden opgegeven via Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummers. Dit is alleen nodig voor importtype L.

Veld	Uitleg
Soort	LNRANI (niet invulbaar, tabelnaam)
Vestiging	Niet invulbaar, systeemniveau
Schoolnummer	Advies: gebruik hiervoor zoveel mogelijk de zogeheten BRIN-code en het depandancenummer van de school; dit is de code die elke onderwijsinstelling van de overheid krijgt. De BRIN-code bestaat uit een code van 4 posities + een volgnummer, bijv. 15AK00, 15AK01.
Bepaling pasnummer	J – Genereer pasnummer N – Geen pasnummer Bij 'Geen pasnummer' hebben de geïmporteerde leerlingen geen pasnummer, tenzij ze al lid van de bibliotheek waren en een pasje hadden.
Controle duplicaat actoren	Ja = tijdens importprocedure worden de gegevens van reeds aanwezige actoren bijgewerkt Nee = tijdens importprocedure worden nieuwe actoren opgevoerd, ongeacht of ze al in het systeem aanwezig waren. N.B. Systeemoptie DUPNABO: Wanneer de systeemoptie DUPNABO actief is, kan er alleen ontdubbeld worden met actoren met een bibliotheek-abonnement. Zet in dat geval de keuze op Ja. Zie ook Systeemoptie DUPNABO en importtype L
Labelvestiging (bestaande vestiging)	Indien gebruik wordt gemaakt van de pasnummers van een bepaalde vestiging.
Scanmethode	Kies de scanmethode: 1 = Standaard Wise 2 = Standaard Wise zonder controlecijfer (scanmethode voor schoolWise, zie uitleg Scanmethode 2 speciaal voor scholen).
Genereer pin	Nee = default, er wordt dan de standaard-pincode aangemaakt, voor de meeste systemen is dit dd-mm of dd-jj Ja = er wordt een random pincode gegenereerd.
Selectiecode	Geïmporteerde actoren krijgen de hier gekozen selectiecode mee, te zien in de klantenadministratie. Kies altijd een bestaande selectiecode (of voer hem eerst op).
Respecteer BIEB abonnement	Voor reeds aanwezige actoren: Moet het huidige bibliotheekabonnement worden vervangen door het abonnement uit de Importmethode J/N Voor scholen met een regio-functie is dit een handige optie, immers de leerlingen kunnen dan al lid zijn bij een andere bibliotheek in een andere instantie. Dit kan dan zo blijven. N.B. Om teveel betaalde contributie te kunnen terugbetalen, moet deze parameter op 'Nee' worden gezet. Zie Restitutie van reeds betaalde contributie (type L).

Vestigingstabel aanmaken /aanpassen

Voor importtype L geldt, dat elke school als vestiging in het systeem dient te zitten (sector BIEB). Als een school geen eigen uitleen heeft, dan kan de vestigingscategorie L zijn (= alleen leners inschrijven).

Voor importtype P is een eigen schoolvestiging facultatief, zie uitleg in Verschil importtype P en L – wel of geen schoolvestiging.

In de vestigingstabel (Manager > Beheer organisaties > Vestigingen > kies de (school)vestiging > tabblad 'Klanten') wordt per schoolvestiging aangegeven op welke manier een leerlingenbestand geïmporteerd moet worden.

Veld	Uitleg
Klantpas procedure	n.v.t.
Contributietabel	Maak een keuze
Reglemententabel	Maak een keuze
Internetinschrijfmethode	n.v.t.
Hoofdvestiging	n.v.t. (alleen voor schoolWise / mediatheekWise)
School- en importinstellingen:
Beheervestiging	Vul hier de vestiging in die de import uitvoert en beheert. Dit is altijd een vestiging in de sector BIEB
Importtype	P= Passen, voor organisaties zonder licentie L= Leerlingen, licentie vereist LEERLING_IMPORT_BIEB
Inschrijfmethode	In Klanten > Klant-import > LNRIMP zijn de inschrijfmethodes gedefinieerd, per instantie. Kies de methode die voor deze (school)vestiging van toepassing is. Zie Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP).
Schoolnummer	Type P: n.v.t. Type L: maak een keuze uit aangeboden nummers. In Klanten > Klant-import > LNRANI zijn de schoolnummers gedefinieerd.
Hoofdvestiging sector BIEB	n.v.t. (alleen voor schoolWise / mediatheekWise)
Thuisvestiging sector BIEB	n.v.t. (alleen voor schoolWise / mediatheekWise )

In de vestigingstabel bij het tabblad 'Netwerken' wordt per schoolvestiging aangegeven welke beheervestiging zorgt voor klantenadministratie. Vul hier een vestiging in, die maandelijks de facturatierun uitvoert.

Let op: Als in het veld 'Beheer klantenadministratie' geen vestiging is ingevuld die de maandelijkse facturatierun uitvoert, dan worden de actoren van deze vestiging niet meegenomen in de maandelijkse facturatie. Dan zullen deze actoren actief in het systeem blijven zonder geldig abonnement. De einddatum in tabel rol blijft leeg, terwijl de einddatum in tabel rol_abonnement wel gevuld is.

Zie Tabblad Netwerken.

Abonnementsdefinitie controleren

Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementsinstellingen > Abonnementsdefinities

De leerlingimport (zowel type P als L) mag alleen een gratis abonnement gebruiken.

Het is op zich mogelijk om hiervoor een regulier jeugd-abonnement te nemen, maar: dan mag in de LNRIMP niet worden gekozen voor een vaste vervalmaand-methode. Eén van de kenmerken van een Jeugd-abonnement is namelijk dat het verlengen van het abonnement op basis van de geboortemaand plaatsvindt.

Het is echter gebruikelijk om voor de import een vast scholierenabonnement aan te maken:

met als soort 0 – Gratis
looptijd van 12 maanden
minimum looptijd 4 maanden
verlengmethode 9 – Vast einde met uitschrijven na vervaldatum

Zie ook Klant- /leerlingimport inschrijfmethode (LNRIMP).

Controleer ook of het scatnummer (statistische categorie) aanwezig is. De scat wordt tijdens inlezen automatisch opgenomen bij de leerling.

Scanmethode 2 speciaal voor scholen

De standaard scanmethode (nr.1) pakt steeds het eerstvolgende vrije volgnummer uit de lopende barcodereeks. Dit is voor kleine bibliotheekorganisaties geen bezwaar, maar grotere organisaties met meerdere instanties kunnen voor de scholen beter overstappen op scanmethode 2, per vestiging in te stellen via Exemplaren en Plaatsen > Exemplaren > Systeemtabellen > LBLEXM.

Scanmethode 2 is bij uitstek geschikt voor scholen, omdat de barcodes per definitie herleidbaar zijn tot de basisbibliotheek en de bijbehorende schoolvestiging.

De opbouw van exemplaarnummers in scanmethode 2 is:

VVVV – XXX – 2 t/m 8 – YYYYY
VVVV = nummer van de schoolvestiging
XXX = unieke basisbibliotheekcode gebaseerd op de ISIL
2 -8 = voorloopgetal voor exemplaarnrs (9 is voor pasnummers)
YYYYY = volgnummer

Leerlingnummers weigeren in de zelfbediening

Als de leerlingnummers (ANE – ext.nummer2) worden afgedrukt op een pasje, en dit pasje vervolgens gebruikt wordt in de zelfbediening, dan kan dit problemen geven doordat het (vaak korte) leerlingnummer hetzelfde is als het eerste deel van het pasnummer van een andere klant. Onbedoeld worden er dan uitleningen aan de verkeerde klant gedaan.

Om dit te voorkomen is er een systeemoptie toegevoegd: ZUSANE
Hiermee kan ingesteld worden dat het leerlingnummer niet langer kan worden gebruikt in de zelfservice (SIP2) en Wise Zelfbediening.

Systeemoptie in te stellen via systeemWise > SysteemWise > Systeemopties.