Contributies: nota's/facturen (Berichtklasse C)
Naast contributie-attenderingen (zie Contributies: attenderingen (Berichtklasse C)) vallen ook nota's en facturen onder berichtklasse C.
Instellingen
Instellen systeemtabel
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'Systeemtabel'.
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
- Voer gegevens in en klik op Akkoord om de regel toe te voegen.
|
Soort |
Omschrijving |
Instellingen Stuurregel |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
CNF / CNF Mail |
Contributie nota (voor meer informatie zie Aanmaken contributiefacturen (CNF). Voor informatie over het versturen van de CNF via e-mail, zie Contributie nota via de mail (CNF Mail). |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
CNH |
Contributie nota Herinnering |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
CNI |
Contributie via incasso Tijdens het selecteren van de posten in de functie facturering wordt in de tabel berichten een regel geschreven met soort CNI. Ook wordt tijdens het selecteren van de incassoposten een extra regel in de tabel berichten geschreven, de PFI. De PFI is de verplichte vooraankondiging van de SEPA-incasso. Tijdens het aanmaken van het incassobestand wordt de PFI naar de inbox gestuurd. Zie Publieksberichten. |
N.v.t: geen stuurregel nodig. Voor elke actor die een incassomachtiging heeft afgegeven wordt voor de contributie-inning een berichtregel geschreven want het blijft een 'bericht aan de klant'. Alleen valt er niets 'aan te sturen' bij een incasso; er is geen stylesheet, vorm of tekstgroep. Hierdoor is er geen systeemregel voor CNI nodig. |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
CNV |
Verzamelnota Contributie Voor scholen met een abonnement waarbij 'Wijze van factureren' op verzamelnota is gezet. Voor meer informatie zie Verzamelnota contributie (CNV). |
|
ABONCNF
Voor berichten CNF en CNH is er een optie ABONCNF = “Abonnement bepaalt CNF ipv vestiging”. Als deze uit staat wordt de berichtvoorkeur gebruikt van de vestiging en niet van het abonnement.
Instellen tekstregels
Hierna moeten de eigen teksten voor de berichten worden aangemaakt:
- Ga naar Manager > systeemWise > Berichten > Berichten > tabblad 'Teksten'.
- Kies een bestaande regel en klik op Invoeren om een nieuwe berichtregel aan te maken.
Standaard:
- Tekstregel nummer 1 = onderwerp
- Tekstregel nummer 2 = aanhef
- Tekstregel nummer 3 = alinea (voor datablok)
- Tekstregel nummer 4 = alinea (na datablok)
Voor meer informatie zie Tabblad Teksten.
Verzamelen
In de contributiemethode wordt vastgelegd wanneer en hoe vaak een contributienota/accept wordt verzonden; dit kan per abonnement verschillen. Ieder abonnement wordt voorzien van een contributiemethode via Manager > Producten en diensten > Abonnementen > Abonnementmethodes > Contributiemethode.
Contributiefacturen kunnen ook per groep vestigingen worden verzameld. De geprinte versie verschijnt in de client, vandaar uit kunnen de formulieren worden afgedrukt. Voor het generieke xml-bestand geldt ten aanzien van het verzamelen het volgende: het contributiefacturen verzamelen voor het xml-bestand gaat als volgt:
- Op vestiging (single)
- Op beheervestiging (wordt per vestiging ingevuld in vestigingsgegevens > blad klanten). Als vorm B (bestand) en verzamelaar=0;
- Op verzamelvestiging (groep vestigingen). Als vorm B (bestand) en verzamelaar=1.
De contributieberichten worden verzameld vanuit het factureerproces. Zodra de daadwerkelijke facturering wordt gestart, worden de berichtregels voor de facturering weggeschreven naar de tabel 'Berichten'. In de berichtregel wordt ook het dagboek opgenomen waarop de post geboekt moet worden bij ontvangst.
De incasso-opdrachten worden weggeschreven in de tabel 'Incasso', de ola-opdrachten worden weggeschreven in de tabel 'Naarola'. De functie Berichten - Contributies/incasso zorgt ervoor dat de reeds verzamelde berichten (in de tabellen 'Naarola' en 'Incasso') worden verzameld voor de drukker (acceptgiro's) en de bank (incasso).
Voor meer informatie: zie Incassobestand en acceptgirokaartenbestand aanmaken.
Printen
In de Client worden de contributienota's op formulier afgedrukt; zie de handleiding Print berichten voor meer info over het printklaar maken en printen van berichten.
Verzamelnota's contributie's (CNV)
CNV staat voor 'contributieverzamelnota'. De verzamelnota voor contributieposten is ontwikkeld voor bibliotheekorganisaties die meerdere scholen als klant hebben.
Scholen werken veel samen en hebben vaak een gezamenlijk adminstratie-adres waar alle administratieve handelingen worden uitgevoerd waaronder de contributiebetaling van de scholen aan de bibliotheek.
De meeste scholen ontvangen niet rechtstreeks een ola/formulier vanuit de reguliere contributierun maar worden door de bibliotheekorganisatie handmatig aangemaakt, veelal op een verzamelnota.
Voor bovenstaande situatie is een aparte functie gemaakt waardoor het verzamelen en afdrukken van een verzamelnota via Wise kan verlopen. Voor meer info, zie Verzamelnota contributie (CNV).
Aanmaken contributiefacturen (CNF)
Voor het aanmaken van contributiefacturen (CNF) zijn de volgende mogelijkheden beschikbaar:
- Afdrukken op formulieren
In de Client worden de contributienota's op formulier afgedrukt; zie de handleiding Print berichten voor meer info over het printklaar maken en printen van berichten.
- Contributieposten opnemen in een exportbestand
OCLC Wise ondersteunt twee exportformats: standaard XML en dataB. De bestanden worden aangemaakt via de manager > Systeemwise > Berichten > Contributies: vul de beheervestiging in. Als er voor meerdere beheervestigingen wordt geselecteerd, moeten vestigingen worden gescheiden door een '|'. (bijv. 1234|5678). Geef OK.
Volg in Dashboard de job, zodra de status wijzigt van Running naar Klaar is de selectie gereed. In home/bxmas/berichten/vestmap wordt het aangemaakt bestand weggeschreven in de map van de beherende vestiging. Dit is de vestiging die in de vestiginggegevens is aangemerkt als beheerder van de leneradministratie.
- Automatisch aanmaken
Automatisch aanmaken brieven bij beëindigen abonnement op vervalmaand (bijv. jeugdleden) die in een betalend abonnement terechtkomen.
- Contributie nota via de mail
Deze functie is beschreven in de handleiding Contributie nota via de mail (CNF MAIL).
Aanmaken Incassobestand
Incassoposten worden in het standaard SEPAformaat geëxporteerd op basis van de CNI regels in het berichtenbestand. Ga in de Manager naar systeemWise > Berichten > Incasso SEPA. In het invoerveld moet één van volgende waardes worden ingevoerd:
- Financiële organisatie:
- Of: één financiële organisatie
- Of: Alle financiële organisaties – Als je het veld leeg laat, worden alle financiele organisaties behandeld
- Of: Meerdere financiële organisaties invoeren met als scheidingsteken | (pipe).
- Dagboek
- Verwerkingsdatum; hier kan de gewenste verwerkingsdatum door de bank worden ingevoerd. De post wordt niet eerder door de bank geëind dan de ingegeven datum.
Volg in Dashboard de job, zodra de status wijzigt van Running naar Klaar is de selectie gereed.
Het incassoverslag is vervolgens onder het tabblad verslagen terug te vinden. Als de job Incasso SEPA voor alle FO's wordt gedraaid, wordt dit in 1 incassoverslag gezet.
Er wordt per FO een apart verslag weggeschreven als de job voor alle FO's in een keer wordt gedraaid.
Het Incassobestand wordt weggeschreven in de map home/bxmas/berichten.
Indien binnen een financiële organisatie meerdere dagboeken voor incasso's zijn gedefinieerd, wordt automatisch per dagboek een bestand aangemaakt. Indien er meerdere financiele organisaties zijn die dezelfde dagboekcode gebruiken én in het zelfde bestand moeten worden opgenomen, moet in de dagboekcode per financiële organisatie het veld 'Verzamelen incasso's' op J worden gezet.
Tijdens het aanmaken van de incassoregels wordt de regel weggeschreven met FO 99. Vervolgens wordt bij het schrijven van het bestand alle regels met FO 99 in één bestand verzameld.
Het incassobestand wordt als volgt weggeschreven in home/bxmas/berichten;
fo_dagboek_datum_volgnummer dus bijvoorbeeld: F96_B100_211111_001
Bestanden in de map /home/bxmas/berichten zijn, afhankelijk van de uitgegeven bevoegdheden, te up- en te downloaden via de Client > Vestigingbeheer > Bestandsbeheer.
Printen van SEPA-accepten
Voor het printen van de Leesstrook (OCR-B-gedeelte) van een SEPA-accept moet de bibliotheek een acceptgirokaart-contract met zijn bank hebben afgesloten. Voor het bedrukken van de OCR-regel zal een C-contract moeten worden afgesloten. Gekoppeld aan dit contract is het doorlopen van een test/acceptatieprocedure. Voor het bedrukken van de OCR-B-regel dient een de bibliotheek te beschikken over een door de banken goedgekeurd OCR-B-font. Dit font wordt niet door OCLC geleverd.