Opbouw klantenscherm

Laatst bijgewerkt op
Als PDF opslaan

Na het selecteren van een klant in het zoekscherm (zie Zoek klant), opent een scherm in de Klantenadministratie. Dit scherm (het klantenscherm) heeft bovenin een balk met allerlei informatie. Ook kan een klant een bepaalde contributie-status hebben, en kunnen er meldingen verschijnen met het opzoeken van een klant.

Klantblok

In het Klantenscherm en bij uitlenen/innemen wordt in het bovenste deel van het scherm het zogeheten 'klantblok' getoond. Dit blok heeft verschillende onderdelen.

Blauwe balk

In de blauwe balk staat de volgende informatie:

Het hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [].
Het nummer en de naam van de vestiging waar de klant is ingeschreven.
Bij bibliobusklanten staat daarnaast ook nog het haltenummer, mits ingevuld bij de NAW-gegevens.
Het abonnement /reglement van de klant.
De contributie-status + eventueel de factuurperiode van deze klant.
Wanneer een vestiging wordt opgeroepen staat het woord VESTIGING met hoofdletters in de blauwe balk.

Linker kolom

In de linker kolom staan de NAW-gegevens van de klant. Dit is het hoofdadres van de klant. Hieronder staat de status van het abonnement (bijv. 'Factuur aangemaakt', 'Vervalt...' etc.). Als het abonnement niet meer geldig is, zijn de gegevens in de linker kolom rood.

Middelste kolom

Hier staan de geboortedatum en leeftijd; bij kinderen t/m 12 jaar gevolgd door 'jongen'of 'meisje' tenzij de sekse niet is ingevuld op Tabblad 6. Eigenschappen-1.

Ook staat hier de datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt als de job 'logdag' draait. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt; wanneer de datum wel direct is bijgewerkt, komt dat uit de 'vorige' intervalperiode.
Aantal exemplaren in bezit: teller wordt tijdens de sessie bijgewerkt. Voor speciale klanten wordt dat niet geteld, het kunnen er wel honderden
zijn.

Ook actieve passen worden hier weergegeven: het aantal geldige passen van deze klant.

Rechter kolom

In de rechter kolom staan het contributie bedrag, het bedrag aan registraties, het aantal strippen dat de klant nog heeft, en het tegoed van de klant. Tegoed houdt in het depositobedrag dat nog beschikbaar is.

Deze waarden worden bepaald bij het opvragen van de klant (en worden dus niet bijgewerkt tijdens de sessie).

Contributiestatus

Deze status geeft aan of het abonnement van een klant richting het einde loopt. Ook geeft het andere nuttige informatie over het abonnement. De contributie-status staat in de blauwe balk bovenaan het klantblok.

Bij klanten met maandabonnementen wordt de 'zwaarste status' getoond. Heeft een klant bijvoorbeeld een maandbetaling van drie maanden geleden gestorneerd, latere maanden betaald en wordt de klant nu gefactureerd, dan krijgt deze klant de status "Betalingsachterstand".

Status	Uitleg
Nieuw	Klant is nieuw en heeft de contributie nog niet betaald.
Gefactureerd t/m ...
Herinnering	De nieuwe contributieperiode is al gestart en de klant heeft nog steeds niet betaald.
Betalingsachterstand (Delinquent)	Idem als bij herinnering, alleen wordt deze status na x maanden gegeven. De waarde van x is instelbaar per vestiging. Een blokkade van klanten met een contributie-achterstand maar die alsnog via iDEAL betalen, wordt onmiddellijk opgeheven.
Normaal	De klant heeft zijn contributie betaald.
Inschrijving via internet, fase 2	Klant is ingeschreven, gegevens zijn geverifieerd maar de klant heeft nog niet betaald. Nog blokkade op pas. (zie ook Online inschrijven [starten met])
Inschrijving via internet, fase 1	Klant schrijft zich in via internet, inschrijfproces is nog gaande, alle benodigde gegevens zijn nog niet binnen en geverifieerd. (zie ook Online inschrijven [starten met])
Ongeldig: Geroyeerd	Klant is afgevoerd als lid en op een zwarte lijst geplaatst.
Ongeldig: Opgezegd	Klant heeft bedankt, is geen lid meer maar staat nog wel in het bestand. Klanten met status 4 die na 'xx' maanden nog steeds niet betaald hebben, krijgen automatisch status 9. De waarde van 'xx' is in te stellen per vestiging.

Alle waarden (behalve 'Geroyeerd') worden door het systeem gegenereerd. De contributie-status wordt gevolgd door de factuurperiode. Afhankelijk van de contributie- status is te zien t/m welke maand/jaar is betaald – of juist nog niet is betaald.

Tijdens het uitleenproces wordt (eenmalig) gekeken wat de effectieve status van klant is en wordt niet langer gekeken naar de status in het lopende abonnementsrecord.

Seriemutaties

Klik op 'Seriemutatie' (in de blauwe balk onderaan) om een aantal velden bij meerdere klanten op hetzelfde adres tegelijkertijd te muteren, waaronder blokkades. Let op: Deze functie wordt beschikbaar indien er drie of meer klanten op dit adres staan geregistreerd. Als er niet meerdere klanten op het adres geregistreerd zijn, verschijnt er een pop-up melding:

Zoek eerst de klant op met de correct ingevulde velden. Klik op 'Seriemutatie'. Er volgt een keuzescherm.

Onderaan staat al de eerstvolgende andere klant op hetzelfde adres. Zijn er geen andere klanten op hetzelfde adres, dan volgt een melding.

Vink aan wat gemuteerd moet worden, en klik op 'Ja'. Alle klanten die op het adres wonen, komen nu één voor één in beeld. Zowel de oude als de nieuwe gegevens worden getoond.

Klik op 'Ja' om te bevestigen. 'Nee' betekent dat de geselecteerde klant niet wordt gemuteerd.

De mutatie wordt pas verwerkt nadat bij de geselecteerde klant de wijziging doorgevoerd is. Dus: eerst de wijzigingen bij de klant aanbrengen en daarna pas de rest van de familie/bewoners aanpassen.

Meldingen bij oproepen van een klant

Bij het selecteren van een klant zal OCLC Wise controleren of er meldingen moeten verschijnen en/of de klant wel toegang heeft tot de betreffende functie. Een paar voorbeelden:

Blokkades – niet te overrulen:	Meldingen – te overrulen:
Sessie-id onbekend (klant moet eerst weer worden gescand)	Klant is van andere vestiging. Wilt u doorgaan?
Geen Inzage modus (bij speciale klanten)	Klantenpas is geblokkeerd; adres is onjuist. Wilt u doorgaan?
De klant heeft status afgevoerd; niet geaccepteerd	De status van deze klant is niet correct. Wilt U doorgaan?
Dit is een oude (omgelabelde) klantenpas; niet geaccepteerd	Adres is onjuist. Wilt u doorgaan?
Klant is van andere vestiging; niet geaccepteerd

Is het meldingsveld van een klant gevuld, dan zal de inhoud van dit veld worden getoond zodra deze klant wordt geselecteerd. Voor meer informatie over klantmeldingen, zie Tabblad 5. Meldingen.

Ook meldingen over gereed staande reserveringen worden meteen getoond.

Bovenstaande meldingen kunnen per inlogcode een andere werking hebben.

Is het niet de bedoeling dat medewerkers met een bepaalde inlog de vraag 'Doorgaan J/N' gesteld krijgen, dan kan via het baliepatroon de melding worden aangepast. De melding zal alleen worden getoond zonder verdere actie.

Zie voor meer info de handleiding Baliebeheer: Baliepatroon.