Inschrijven niet-reguliere klanten

Speciale klant

Wat niet...
De 'Speciale klant' is bedoeld voor klanten waarbij wel de uitlening moet worden geregistreerd, maar waarbij geen controle op het inleveren nodig is. De uitleendatum = inleverdatum. De status van het uitgeleende materiaal = F. In de (web)catalogus kan dit worden getoond als 'niet beschikbaar'.

Er worden geen boetes en leengelden berekend en de uitleningen worden dus ook niet meegenomen in de aanmaningen- en notaprocedure. Ook is er geen controle op maximaal geleende aantallen.

Uitleningen aan een speciale klant worden opgenomen in het logbestand met actiecode 9 = Ter inzage.

Wat wel...
Wanneer met een speciale klantenpas een collectie wordt uitgeleend aan bijvoorbeeld een bejaardentehuis, is er geen controle op de inleverdatum, maar wel een signalering van 'reeds eerder geleend' aan te zetten.

De speciale klantenpas is ook geschikt voor het herloceren van exemplaren naar een andere vestiging.

Verder kunnen klantbonnen worden geprint, en kan gebruik worden gemaakt van de berichtvoorkeuren om berichten te versturen (bijvoorbeeld in verband met reserveringen; maar niet voor bijvoorbeeld aanmaningen – die worden immers voor een speciale klant niet aangemaakt).

Administratieve pas

Een administratieve pas is bedoeld voor intern administratief gebruik, bijvoorbeeld voor 'uitleningen' aan een binder of de afdeling Plak of retouren/manco's NBD. Het gedrag van de administratieve pas is vrijwel identiek aan die van de speciale klant (zie Speciale klant). Wel zijn er wat minder mogelijkheden. Van de uitleningen aan een administratieve pas wordt niets gelogd waardoor 'reeds eerder geleend' niet is te gebruiken.

Dat is ook niet nodig in geval van een plakpas (wel voor het samenstellen van een collectie voor een bejaardentehuis > speciale klant). Bij een exemplaar is wel te zien dat het een actie SPE betreft. Het is wel mogelijk om een lijst met (huidige) uitleningen op te vragen van de administratieve klant.

De uitleningen worden niet in de uitleenstatistieken en leenrecht-tellingen meegenomen. Het aantal uitleningen aan een administratieve pas wordt wel geteld in de dagtellingen (cir adm). Ook kan er geen gebruik worden gemaakt van de berichtvoorkeuren. Alle standaard berichtvoorkeuren worden wel in klantenadministratie getoond, maar kunnen niet aangepast worden. Er worden ook geen berichten aangemaakt en optie Klantberichten ontbreekt.

ARGOS-gebruikers

Deze klantsoort wordt alleen aangeboden als gebruik wordt gemaakt van ARGOS, de ingebouwde functie van Wise om (internet)werkplekken vrij te geven voor publiek.

Het kan hierbij ook gaan om personen die geen lid zijn van de bibliotheek, maar wel (tegen betaling) gebruik willen maken van de werkplekken.

Zie voor verdere uitleg de handleiding ARGOS 3 Client.

Magazijnklanten

Deze menu-optie wordt alleen aangeboden als de optie LEN_MAG is aangezet. Deze functie is speciaal bedoeld voor organisaties met een (groot) magazijn die fungeert als een vestiging binnen de vestiging (bijvoorbeeld Maastricht).

Magazijnklanten worden ingeschreven met een door OCLC Wise geselecteerd pasnummer. De exemplaren in het magazijn worden regelmatig geleend door personen die verder geen gebruik maken van de eigenlijke bibliotheek. Deze klanten worden als magazijnklanten ingeschreven. Na een in te geven aantal maanden van inactiviteit worden deze klanten in de contributierun opgeschoond.

Voor uitgebreide informatie zie Magazijn Module.

Nevenabonnementen

Het is mogelijk om bij een (betalend) abonnement een nevenabonnement uit te geven. Daarvoor moet in de systeemWise manager de optie NEVNABT zijn aangezet (vraag uw applicatiebeheerder).

Wanneer NEVNABT is aangezet kunnen bij de soorten 2 (= Betalend naar leeftijd), 3 (= Betalend) en 4 (Scholen/instellingen) nevenabonnementen worden uitgegeven.

Kenmerken van een nevenabonnement:

• Een nevenabonnement zal nooit worden aangeboden bij het (her)inschrijven van een reguliere klant (een klant die het reguliere abonnement wil omzetten naar een nevenabonnement moet dus opnieuw ingeschreven worden (met verlies van historie)).
• Er kunnen meerdere nevenabonnementen aan een hoofdabonnement worden gekoppeld.
• Een nevenabonnement moet tot dezelfde instantie behoren als het hoofdabonnement.
• Bij een hoofdabonnement met xxx nevenabonnementen is er sprake 1 + xxx = >2 actoren (een hoofdabonnement met een volgPAS daarentegen heeft één actor).
• Een nevenabonnement is volledig gekoppeld aan het hoofdabonnement:
  • als (de looptijd van) het hoofdabonnement wordt beëindigd, stopt ook (de looptijd van) het nevenabonnement;
  • als het hoofdabonnement wijzigt naar een abonnement waar geen nevenabonnement bij mogelijk is, dan stopt het nevenabonnement ook;
  • als het hoofdabonnement wijzigt naar een ander abonnement met een nevenabonnement dan wordt het nevenabonnement bijgewerkt (looptijd en abonnementsnummer) tijdens de job Open Periode van de Facturering op eerste van de volgende maand;
  • als het hoofdabonnement is geblokkeerd, is ook het nevenabonnement geblokkeerd.
• Een nevenabonnement is ALTIJD gratis: nevenabonnementen blijven dus altijd buiten het factuurproces en kunnen nooit contributieboekingen krijgen of openstaande contributieposten hebben.
• De contributiestatus van een nevenabonnement is altijd 5 = Normaal.
• Wel is het mogelijk om voor het inschrijven van een nevenabonnement éénmalige inschrijfkosten te vragen.
• De eigenaar van het hoofdabonnement hoeft niet op hetzelfde adres te wonen als de eigenaar van het nevenabonnement.
• Een nevenabonnement heeft een volledig vrije definitie: dat betekent dat bij een nevenabonnement andere reglementen en diensten ingesteld kunnen worden dan voor van het hoofdabonnement.

Bij het inschrijven van een nieuwe klant moet het het klanttype 'Nevenabonnement' worden gekozen. Vervolgens wordt het klantzoekscherm getoond om de klant op te zoeken bij wiens abonnement een nevenabonnement gemaakt moet worden. Verder gaan met toevoegen is mogelijk als deze klant inderdaad een abonnement heeft waarbij het mogelijk is om een nevenabonnement aan te maken.

Bij het inschrijven van een nevenabonnement zal, na het selecteren van het hoofdabonnement, een melding worden getoond met het aantal reeds gekoppelde nevenabonnementen aan dit hoofdabonnement. Als er nog geen zijn, zal er geen melding worden getoond.

Als deze klant een abonnement heeft waarbij géén nevenabonnement gemaakt mag worden, of als de klant tot een andere instantie behoort, wordt dit gemeld. Wanneer er wél een nevenabonnement aangemaakt mag worden, kan verder gegaan worden met het toevoegen. Vul de gevraagde (NAW-)gegevens in; verander ze zo nodig!

Bij een nevenabonnement hoeft geen contributie te worden betaald: nevenabonnementen zijn altijd gratis. Wanneer inschrijfkosten en/of administratiekosten verschuldigd zijn, komt het afrekenblok in beeld. Er wordt een bon geprint als dit is ingesteld.

Of bij een hoofdabonnement nevenabonnementen zijn aangemaakt, is rechtsboven in het scherm te zien:

Welke nevenabonnement het zijn, is bij het hoofdabonnement terug te vinden, via Klantenadministratie > Tabblad 6. Eigenschappen-1.

Donateurs

Door de vraag naar een voorziening in OCLC Wise voor het beheren van donateurs (donateurs, vrienden van, sponsoren, ZINngevers, etc.) heeft OCLC de donateursmodule ontwikkeld. Bibliotheken gaan op verschillende manieren om met dergelijke groepen begunstigers. De ene bibliotheek zoekt sponsoren terwijl een andere bibliotheek donateurs zoekt voor specifieke projecten. Voor de overzichtelijkheid wordt in deze handleiding verder gesproken over 'donateurs' waarbij dan alle soorten worden bedoeld.

Ook samenwerkingsvormen komen voor. Zo zijn theaters en andere instellingen (denk aan kunstencentra, etc.) meer en meer samen met de bibliotheek in één gebouw gehuisvest. Het lid zijn van de één en dan donateur zijn van de andere organisatie ligt voor de hand.

Donateurs hebben, in tegenstelling tot gewone bibliotheekleden, geen recht op gebruik van de gebruikelijke faciliteiten van de bibliotheek. Zij hebben immers geen abonnement maar ondersteunen de bibliotheek met een geldelijke bijdrage. Omgekeerd is wel mogelijk: leden met een bibliotheekabonnement kunnen donateur van de bibliotheek worden.

Zowel personen als bedrijven en instellingen kunnen donateur worden.

Er kan een éénmalige bijdrage worden gegeven, maar ook een doorlopende ondersteuning omdat zij de bibliotheek een warm hart toedragen. Er kan sprake zijn van kleine bedragen maar ook grote bedragen. Verder zijn er bibliotheken die ouders van jeugdleden willen vragen om een vrijwillige ouderbijdrage te geven. 

Kortom: er zijn veel varianten denkbaar. De donateursmodule van OCLC Wise houdt hier rekening mee! Voor meer informatie, zie Donateurs [module]. Vraag er naar bij uw systeembeheerder.

Nieuwsbriefklanten

De klant kan ook als nieuwsbriefklant worden ingeschreven.

Bij het inschrijven hoeven alleen een naam, mailadres en voor welk filiaal/welke vestiging te worden opgegeven. Na inschrijving wordt direct een welkomstbericht (= bericht PNW) verzonden naar het opgegeven mailadres.

Wanneer de klant later alsnog besluit een regulier abonnement te nemen, kan dit via '(her)Inschrijven' worden geregeld. Kies daarbij 'Terug' om type 'reguliere klant' te kunnen kiezen.

De klant kan daarna inloggen met pasnummer en wachtwoord.

Externe klanten

Externe klanten (rol XTRN, bijvoorbeeld aangemaakt door Olifantenpaadje) kunnen worden opgezocht in de Client en vervolgens via de Klantenadministratie ingeschreven worden als reguliere leden.

Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Zoek de externe klant op via Klant > Zoek klant, bijvoorbeeld op basis van het e-mailadres.

    Let op: zorg dat sector XTRN aangevinkt is.

2. Open het klantdetailscherm.
3. Klik onderin op 'Inschrijven' om het inschrijfproces te starten.

Na inschrijven heeft de klant zowel rol ABON als rol XTRN.