Inschrijven niet-reguliere klanten
Via 'Nieuwe klant toevoegen' kunnen, naast het standaardtype 'Reguliere klant', ook andere soorten klanten worden ingeschreven.
Klik op het driehoekje naast 'Reguliere klant' om een ander type klant te selecteren. Afhankelijk van wat de bibliotheek aan abonnementen en diensten aanbiedt, kunnen ook andere soorten worden gekozen. Bijvoorbeeld Speciale klant (voor bijzondere interne klanten, klantgroep S), Administratieve pas (klantgroep Z), ARGOS-gebruiker (alleen als het systeem gebruik maakt van Argos), Magazijnklant, Vrijwilliger (klantgroep V), Nevenabonnement en Nieuwsbriefklant.
Afhankelijk van het soort klant worden bij het inschrijven bepaalde velden wel/niet aangeboden. Zo wordt alleen bij het inschrijven van Reguliere klanten gecheckt op het e-mailadres. In de Manager (KIanten > Klanttype definitie) kan worden ingesteld dat het veld e-mailadres ook gecheckt wordt bij bijvoorbeeld het soort 'Vrijwilliger'. Bij het inschrijven worden de verplichte velden in rood getoond. Zie ook paragraaf Nieuwe klant toevoegen.
Scholen zijn reguliere klanten!
Scholen en andere instellingen in het werkgebied moeten worden ingeschreven als reguliere klanten; eventuele uitzonderingen kunnen worden geregeld via het abonnement.
Het te kiezen klanttype is afhankelijk van de gedefinieerde (gebruikte) klanttypen bij de abonnementsdefinities (in de Manager). Als bijvoorbeeld 'Vrijwilliger' (nog) niet bestaat, zal deze ook niet in de Client worden aangeboden als keuzemogelijkheid bij het inschrijven van klanten.
Speciale klant
Wat niet...
De 'Speciale klant' is bedoeld voor klanten waarbij wel de uitlening moet worden geregistreerd, maar waarbij geen controle op het inleveren nodig is. De uitleendatum = inleverdatum. De status van het uitgeleende materiaal = F. In de (web)catalogus kan dit worden getoond als 'niet beschikbaar'.
Er worden geen boetes en leengelden berekend en de uitleningen worden dus ook niet meegenomen in de aanmaningen- en notaprocedure. Ook is er geen controle op maximaal geleende aantallen.
Bij het uitlenen aan een speciale klant zijn de opties 'Wijzig inleverdatum', 'Extra verlengtermijn' en 'Uitlenen zonder leengeld' niet actief. Van uitleningen met de status F hoeft de uitleentermijn en dergelijke immers niet te worden gevolgd en bewaakt.
Uitleningen aan een speciale klant worden opgenomen in het logbestand met actiecode 9 = Ter inzage.
Wat wel...
Wanneer met een speciale klantenpas een collectie wordt uitgeleend aan bijvoorbeeld een bejaardentehuis, is er geen controle op de inleverdatum, maar wel een signalering van 'reeds eerder geleend' aan te zetten.
De speciale klantenpas is ook geschikt voor het herloceren van exemplaren naar een andere vestiging.
Verder kunnen klantbonnen worden geprint, en kan gebruik worden gemaakt van de berichtvoorkeuren om berichten te versturen (bijvoorbeeld in verband met reserveringen; maar niet voor bijvoorbeeld aanmaningen – die worden immers voor een speciale klant niet aangemaakt).
In OCLC Wise worden geen (speciale) plaatsingsleners gebruikt maar 'tijdelijke kasten'. Deze tijdelijke kasten (bijv. voor nieuwe aanwinsten of een tentoonstellingstafel) moeten in de Manager worden aangemaakt, zie verder Kastenbeheer.
Plakpas? Administratieve pas!
Gebruik voor passen voor intern administratief gebruik (bijv. bind- en plakpassen) of voor het verzamelen van materialen voor activiteiten de keuze 'administratieve passen' en niet 'speciale klant'.
Inschrijven speciale klant
Kies bij 'Nieuwe klant toevoegen' voor relatietype 'Speciale klant'. Onderstaande melding verschijnt:
Vul het het daaropvolgende scherm de gevraagde gegevens in, en klik op 'OK, Vervolg'.
9999
Zorg ervoor dat het nummer van de speciale klant begint met (2)9999! Een reguliere klant kan wel zijn ingeschreven met een speciaal abonnement, maar is daarmee nog geen speciale klant!
Selecteer vervolgens het gewenste abonnement. Welke abonnementen mogelijk zijn, is afhankelijk van welke abonnementen in de Manager zijn gedefinieerd.
Klik op OK. Een scherm verschijnt waarin zo nodig nog het abonnement kan worden gewijzigd (knop 'Wijzig'). Klik daarna op 'Opslaan', rechtsonder in het scherm.
De klant is nu ingeschreven. Onderstaand scherm komt in beeld. Bij een reguliere klant worden er tien tabbladen met gegevens getoond; bij een speciale klant zijn er slechts twee tabbladen.
Bij een speciale klant is de vervaldatum 'Onbepaald' (31-12-2099).
Melden titel eerder geleend
Keuze uit 'Ja' en 'Nee'.
Herlocatiepas: 'naar vestiging'
Bij een speciale klant kan de optie 'Herlocatiepas' geworden gebruikt. Het gaat hierbij om vestigingen (bijv. scholen of andere instellingen) die materialen op hun locatie ontvangen en ze daarna door willen lenen aan hun eigen klanten.
Deze manier van uitlenen is bij uitstek geschikt voor schoolWise.
-
Voer voor deze school of andere instelling een Administratieve pas op:
Het systeem zal zelf een pasnummer genereren, bevestig deze melding.
- Geef als naam de schoolnaam met daarachter Herlocatiepas + vestigingsnummer van de school. Dan is altijd snel te zien wat voor klant dit is.
- Vervolg de inschrijving, kies het bijbehorende gratis abonnement.
- Als de Herlocatieklant is aangemaakt: klik op Wijzig.
- Geef aan naar welke vestiging er geherloceerd moet worden.
- Wijzig vervolgens het type speciale klant in 'Speciale klant'. Dit is van belang voor het loggen van de uitleenacties (voor het type 'administratieve pas' wordt dit niet bijgehouden).
Alle exemplaren die vervolgens worden uitgeleend aan deze speciale klant worden geherloceerd naar de aangegeven vestiging. De ontvangende vestiging moet de geleverde materialen eerst innemen voor ze kunnen worden doorgeleend aan de eigen klanten.
Zie voor meer informatie over de Herlocatieklant-procedure Balie stafvestiging.
Klantbonnen
Het is mogelijk om aan te geven of er klantbonnen J/N geprint moeten worden.
Deze instelling heeft uitsluitend betrekking op de Client en werkt niet door op de zelfservice.
Deze optie kan niet gewijzigd worden als het geen 'eigen' speciale pas is (en dat is niet te zien aan het nummer; dat zal altijd met 9999 beginnen). Bij een reguliere klant wordt gemeld dat er niet mag worden gewijzigd, echter niet bij een administratieve pas: de wijziging wordt hier gewoon niet opgeslagen.
Type speciale klant
Veel bibliotheken zullen hun (bijvoorbeeld) bejaardentehuizen en plak- en bindpassen als één soort – speciale klant – hebben ingeschreven. De bejaardentehuizen zijn werkelijk speciale klanten, de plak- en bindpassen zijn echter meer administratief van aard.
Daar een onderscheid in te maken. De (bijvoorbeeld) bejaardentehuizen kunnen speciale klant blijven; de plak- en bindpassen moeten administratieve passen worden (=klantgroep Z, zie ook Administratieve pas). Bestaande plak- en bindpassen kunnen simpelweg worden omgezet in een administratieve pas door een vinkje te verzetten. Klik daarvoor het desbetreffende rondje aan.
De pas gaat zich dan als administratieve pas 'gedragen' maar behoudt daarbij het oorspronkelijke abonnementsnummer.
Nieuwe plak- en bindpassen kunnen natuurlijk direct als een administratieve pas worden ingeschreven.
Berichtvoorkeuren
Ook bij speciale klanten kunnen berichtvoorkeuren worden ingesteld. Voor de werking zie Tabblad 7. Eigenschappen-2.
Uitschrijven speciale klant
Speciale klanten kunnen via de 'Verwijder' button worden uitgeschreven. Echter, het kan het voorkomen dat het hele oude passen betreft die in OCLC Wise als vestigingpas te boek stonden. In dat geval heeft deze klant een rol VESTIGING wat natuurlijk niet de bedoeling is.
Deze passen kunnen niet via de Client worden verwijderd, er volgt een melding: 'Vestigingpas, kan niet worden verwijderd'.
Vanaf versie 8.0.0 kun je een actor met een rol 'ABON' met subtype (waarde) 'SPEC' of 'ADMI' (speciale pas of administratieve pas) wel verwijderen.
Administratieve pas
Een administratieve pas is bedoeld voor intern administratief gebruik, bijvoorbeeld voor 'uitleningen' aan een binder of de afdeling Plak of retouren/manco's NBD. Het gedrag van de administratieve pas is vrijwel identiek aan die van de speciale klant (zie Speciale klant). Wel zijn er wat minder mogelijkheden. Van de uitleningen aan een administratieve pas wordt niets gelogd waardoor 'reeds eerder geleend' niet is te gebruiken.
Dat is ook niet nodig in geval van een plakpas (wel voor het samenstellen van een collectie voor een bejaardentehuis > speciale klant). Bij een exemplaar is wel te zien dat het een actie SPE betreft. Het is wel mogelijk om een lijst met (huidige) uitleningen op te vragen van de administratieve klant.
De uitleningen worden niet in de uitleenstatistieken en leenrecht-tellingen meegenomen. Het aantal uitleningen aan een administratieve pas wordt wel geteld in de dagtellingen (cir adm). Ook kan er geen gebruik worden gemaakt van de berichtvoorkeuren. Alle standaard berichtvoorkeuren worden wel in klantenadministratie getoond, maar kunnen niet aangepast worden. Er worden ook geen berichten aangemaakt en optie Klantberichten ontbreekt.
Inschrijven administratieve pas
Kies bij 'Nieuwe klant toevoegen' voor type 'Administratieve pas'. Hierna verschijnt de melding "Klant aanmaken met nummer...."
Ook het nummer van een administratieve pas begint met (2)9999 !
Kies na het ingeven van de NAW-gegevens welk abonnement van toepassing is. In onderstaand voorbeeld is er maar één keuzemogelijkheid:
Klik op 'OK' om de keuze te bevestigen. Klik daarna, rechtsonder in het scherm, op 'Opslaan'. Daarmee is de pas ingeschreven en opent het scherm dat hoort bij een 'administratieve pas' - dus met twee tabbladen.
Bij een administratieve pas is de vervaldatum 31-12-2099 oftewel 'Onbepaald'.
Baliescanlijst administratieve passen
Van de administratieve passen kan een baliescanlijst worden aangemaakt. Zie daarvoor Etiketten.
Melding invoeren bij een administratieve pas
Ga naar Klant > Melding of gebruik de sneltoetscombinatie Alt-M om een melding in te voeren.
Zodra de administratieve pas gebruikt wordt, verschijnt de melding.
ARGOS-gebruikers
Deze klantsoort wordt alleen aangeboden als gebruik wordt gemaakt van ARGOS, de ingebouwde functie van Wise om (internet)werkplekken vrij te geven voor publiek.
Het kan hierbij ook gaan om personen die geen lid zijn van de bibliotheek, maar wel (tegen betaling) gebruik willen maken van de werkplekken.
Zie voor verdere uitleg de handleiding ARGOS 3 Client.
Magazijnklanten
Deze menu-optie wordt alleen aangeboden als de optie LEN_MAG is aangezet. Deze functie is speciaal bedoeld voor organisaties met een (groot) magazijn die fungeert als een vestiging binnen de vestiging (bijvoorbeeld Maastricht).
Magazijnklanten worden ingeschreven met een door OCLC Wise geselecteerd pasnummer. De exemplaren in het magazijn worden regelmatig geleend door personen die verder geen gebruik maken van de eigenlijke bibliotheek. Deze klanten worden als magazijnklanten ingeschreven. Na een in te geven aantal maanden van inactiviteit worden deze klanten in de contributierun opgeschoond.
Voor uitgebreide informatie zie Magazijn Module.
Inschrijven magazijnklanten
Ga naar 'Nieuwe klant toevoegen', en klik op het driehoekje naast Reguliere klant. Kies uit het rijtje niet-reguliere klanten 'Magazijn'. Volg verder de inschrijfprocedure.
Het veld 'Legitimatie' is bij (het inschrijven van) een Magazijnklant een verplicht invoerveld.
Nevenabonnementen
Het is mogelijk om bij een (betalend) abonnement een nevenabonnement uit te geven. Daarvoor moet in de systeemWise manager de optie NEVNABT zijn aangezet (vraag uw applicatiebeheerder).
Wanneer NEVNABT is aangezet kunnen bij de soorten 2 (= Betalend naar leeftijd), 3 (= Betalend) en 4 (Scholen/instellingen) nevenabonnementen worden uitgegeven.
Kenmerken van een nevenabonnement:
- Een nevenabonnement zal nooit worden aangeboden bij het (her)inschrijven van een reguliere klant (een klant die het reguliere abonnement wil omzetten naar een nevenabonnement moet dus opnieuw ingeschreven worden (met verlies van historie)).
- Er kunnen meerdere nevenabonnementen aan een hoofdabonnement worden gekoppeld.
- Een nevenabonnement moet tot dezelfde instantie behoren als het hoofdabonnement.
- Bij een hoofdabonnement met xxx nevenabonnementen is er sprake 1 + xxx = >2 actoren (een hoofdabonnement met een volgPAS daarentegen heeft één actor).
- Een nevenabonnement is volledig gekoppeld aan het hoofdabonnement:
- als (de looptijd van) het hoofdabonnement wordt beëindigd, stopt ook (de looptijd van) het nevenabonnement;
- als het hoofdabonnement wijzigt naar een abonnement waar geen nevenabonnement bij mogelijk is, dan stopt het nevenabonnement ook;
- als het hoofdabonnement wijzigt naar een ander abonnement met een nevenabonnement dan wordt het nevenabonnement bijgewerkt (looptijd en abonnementsnummer) tijdens de job Open Periode van de Facturering op eerste van de volgende maand;
- als het hoofdabonnement is geblokkeerd, is ook het nevenabonnement geblokkeerd.
- Een nevenabonnement is ALTIJD gratis: nevenabonnementen blijven dus altijd buiten het factuurproces en kunnen nooit contributieboekingen krijgen of openstaande contributieposten hebben.
- De contributiestatus van een nevenabonnement is altijd 5 = Normaal.
- Wel is het mogelijk om voor het inschrijven van een nevenabonnement éénmalige inschrijfkosten te vragen.
- De eigenaar van het hoofdabonnement hoeft niet op hetzelfde adres te wonen als de eigenaar van het nevenabonnement.
- Een nevenabonnement heeft een volledig vrije definitie: dat betekent dat bij een nevenabonnement andere reglementen en diensten ingesteld kunnen worden dan voor van het hoofdabonnement.
Bij het inschrijven van een nieuwe klant moet het het klanttype 'Nevenabonnement' worden gekozen.
Scan het nieuwe klantnummer in voor het nevenabonnement.
Vervolgens wordt het klantzoekscherm getoond om de klant op te zoeken bij wiens abonnement een nevenabonnement gemaakt moet worden. Verder gaan met toevoegen is mogelijk als deze klant inderdaad een abonnement heeft waarbij het mogelijk is om een nevenabonnement aan te maken.
Bij het inschrijven van een nevenabonnement zal, na het selecteren van het hoofdabonnement, een melding worden getoond met het aantal reeds gekoppelde nevenabonnementen aan dit hoofdabonnement. Als er nog geen zijn, zal er geen melding worden getoond.
Als deze klant een abonnement heeft waarbij géén nevenabonnement gemaakt mag worden, of als de klant tot een andere instantie behoort, wordt dit gemeld. Wanneer er wél een nevenabonnement aangemaakt mag worden, kan verder gegaan worden met het toevoegen. Vul de gevraagde (NAW-)gegevens in; verander ze zo nodig!
Bij een nevenabonnement hoeft geen contributie te worden betaald: nevenabonnementen zijn altijd gratis. Wanneer inschrijfkosten en/of administratiekosten verschuldigd zijn, komt het afrekenblok in beeld. Er wordt een bon geprint als dit is ingesteld.
Of bij een hoofdabonnement nevenabonnementen zijn aangemaakt, is boven in het scherm te zien:
Welke nevenabonnementen het zijn, is bij het hoofdabonnement terug te vinden, via Klantenadministratie > Tabblad 6. Eigenschappen-1.
Nieuwsbriefklanten
De klant kan ook als nieuwsbriefklant worden ingeschreven.
Bij het inschrijven hoeven alleen een naam, mailadres en voor welk filiaal/welke vestiging te worden opgegeven. Na inschrijving wordt direct een welkomstbericht (= bericht PNW) verzonden naar het opgegeven mailadres.
Wanneer de klant later alsnog besluit een regulier abonnement te nemen, kan dit via '(her)Inschrijven' worden geregeld. Kies daarbij 'Terug' om type 'reguliere klant' te kunnen kiezen.
De klant kan daarna inloggen met pasnummer en wachtwoord.
Externe klanten
Externe klanten (rol XTRN, bijvoorbeeld aangemaakt door Olifantenpaadje) kunnen worden opgezocht in de Client en vervolgens via de Klantenadministratie ingeschreven worden als reguliere leden.
Volg hiervoor de volgende stappen:
- Zoek de externe klant op via Klant > Zoek klant, bijvoorbeeld op basis van het e-mailadres.
Let op: zorg dat sector XTRN aangevinkt is.
- Open het klantdetailscherm.
- Klik onderin op 'Inschrijven' om het inschrijfproces te starten.
Na inschrijven heeft de klant zowel rol ABON als rol XTRN.