Klantberichten
Via Klantenadministratie > Klant > Klantberichten is te zien wanneer welke berichten naar de klant zijn verzonden. Kies een van de berichten om het Klantberichten overzicht te openen. Elke berichtsoort heeft een eigen tabblad in het Klantberichten overzicht.
Herinneringen, Nota's, Reserveringen, Inleverattenderingen, Attenderingen, Contributie
De eerste zes tabbladen bevatten notificaties die automatisch door OCLC Wise worden gegenereerd. De notificaties zijn gebaseerd op de Berichtvoorkeuren van de klant; gedefinieerd in de Klantadministratie (Tabblad 7. Eigenschappen-2). In deze tabs staan recent verstuurde notificaties, en een overzicht van in het verleden verzonden notificaties (Historie). Via deze tabs kunnen berichten worden bekeken, opnieuw verzonden, en afgehandeld.
Als er geen berichten zijn, verschijnt de melding (in rood) 'Geen berichten gevonden':
Klantbericht opnieuw verzenden
Het is mogelijk om vanuit de Client berichten opnieuw te verzenden wanneer er iets fout is gegaan bij het aanmaken van het bericht. Dit geldt alleen indien een e-mail niet verzonden kan worden en er een formulier aangemaakt moet worden.
Bijvoorbeeld: de klant heeft geen e-mailadres terwijl de voorkeur wél op 'mail' is ingesteld. In zo'n geval kan vanuit de Client het bericht nogmaals worden verzonden via een formulier.
Als het bericht niet opnieuw wordt verzonden, kan het bericht op 'afgehandeld' worden gezet. Dat werkt als volgt: Ga naar Klantenadministratie > Klantberichten > Kies een soort, bijvoorbeeld Herinneringen. Zie de kolom 'Info'. Daar staat dan bijvoorbeeld dat er berichten niet zijn verzonden omdat van de klant geen e-mailgegevens bekend zijn terwijl de klant wel 'Mail' als berichtvoorkeur heeft. Er zijn nu twee mogelijkheden:
- Het bericht opnieuw verzenden maar dan als formulier.
- Het bericht op afgehandeld zetten (want het bericht is te oud om nog te verzenden).
Let op: een bericht kan alleen maar opnieuw verzonden worden als er met de eerste verzending iets is mis gegaan. Dit is te zien in de kolom 'Info'.
Ook berichten die nog niet verstuurd zijn (status is [leeg]) kunnen opnieuw verstuurd worden (indien de inhoud nog relevant is)
Er verschijnt er dan in de kolom 'Selecteer' de mogelijkheid om het bericht te selecteren middels een vakje dat kan worden aangevinkt.
Selecteer de regel door in het laatste veld van de regel een vinkje te zetten. Kies in de blauwe taakbalk 'Opnieuw verzenden'. Hierna verschijnt de melding "Opnieuw verzenden als 'formulier'?"
Kies 'Ja'. Het bericht wordt nu gewijzigd:
- van status B naar status 0
- van vorm 'M' (Mail) naar vorm 'F'(Formulier)
Het bericht kan via de reguliere weg worden afgedrukt. Via de Client > Berichten > Overzichten kan een overzicht worden geprint van berichten die niet verzonden konden worden. Zie Overzichten Berichten voor informatie over hoe een dergelijk overzicht geprint kan worden.
Klantbericht afhandelen
Kies in de blauwe taakbalk voor 'Afhandelen':
Hierna wijzigt de status van het bericht naar 'A' (geAnnuleerd). Via Berichten > Overzichten kan op ieder moment van de dag een overzicht worden geprint met fouten die in het berichtenbestand zijn ontstaan. Zie hiervoor Overzicht berichten en Foutenverslag.
Berichten uit het archief bekijken (historie)
Berichten die langer dan zes maanden geleden zijn verzonden worden op iedere tweede van de maand naar het archief weggeschreven. Gebruik de knop 'Historie' in de blauwe taakbalk om deze berichten te bekijken.
Klantencontacten
Onder 'Klantencontacten' kan handmatig worden vastgelegd dat er contact is geweest over een bepaalde kwestie en op welke manier dat is gebeurd (persoonlijk, telefonisch etc.). Notities die hier zijn vastgelegd, zijn elders in het systeem niet zichtbaar. Per klant kunnen verschillende 'conversaties' (onderwerpen) aangemaakt worden; iedere conversatie kan bestaan uit meerdere notities (volgregels).
- Klik op 'Nieuw' om een conversatie te maken. 'Datum' en 'Tijd' worden door het systeem gevuld.
- Kies bij 'Via' op welke wijze de klant is bericht: 'Onbekend', telefonisch, mail, SMS of persoonlijk.
- Voeg bij 'Behandeld door' een (personeels)naam toe; maak daarbij gebruik van het klantzoekscherm.
Sneltoets
Het is ook mogelijk om gebruik maken van sneltoetscombinaties; zo is 'Nieuw' de sneltoetscombinatie Alt-N en 'Verwijder' de sneltoetscombinatie ALT-V.
Klik tot slot op 'Opslaan'. Gebruik 'Quit' om het invoerscherm te verlaten zonder opslaan.
Open een notitie en klik op 'Nieuw' om over hetzelfde onderwerp nog een notitie te maken. Klik na het invoeren van de gegevens nogmaals 'Opslaan'. Daar staat nu in de laatste kolom dat over het onderwerp 2 volgregels bestaan.
Klik op een regel (onderwerp), om de conversatie in te zien, te wijzigen of uit te breiden.
Onderin het scherm staan de volgende knoppen:
| Knop | Uitleg |
|---|---|
| Nieuw | Klik op 'Nieuw' om een nieuwe conversatie (over een ander onderwerp) aan te maken. |
| Sluit | Klik op 'Sluit' om een conversatie sluiten. De rode achtergrond bij de regel verdwijnt nu. |
| Verwijder | Klik op 'Verwijder' in dit scherm om conversaties uit het systeem te halen. |
| Klik op 'Print' om een geselecteerde conversatie af te drukken. | |
| Quit | Klik op 'Quit' om het Klantenberichtenscherm te sluiten. |
Zolang een conversatie openstaat, is dit in de klantenadministratie te zien. Naast de vervaldatum staat dan [zie klantencontact]:
Het is niet mogelijk om de melding te klikken. Net als bij de melding [heeft opmerking] moet de inhoud van het klantencontact even worden opgezocht. Wanneer de conversatie is gesloten, verdwijnt deze vermelding.
Klanten mailingen
Op Tabblad Mailingen is het overzicht te vinden van aan de desbetreffende klant verzonden nieuwsbrieven. Het aantal items staat rechts vermeld.
Dubbelklik op een regel om te zien welke tekstitems de nieuwsbrief bevatte.
Publieksmeldingen
Publieksmeldingen zijn meldingen die van de vestiging naar de klant worden gezonden. Voorbeelden zijn Bevestiging van verlenging (PVL), Tijdelijke username (PAU) en Financiële attendering (PFA) Deze en andere publieksmeldingen staan uitgelegd in Publieksberichten (Berichtklasse P).
Wat betekent de tilde ( ~ ) in een PFA?
Bij Publieksmeldingen > Financieel attenderingsbericht kunnen in de kolom 'Info' getallen en een ~ (tilde) voorkomen. Dit betreft 'interne' informatie: bij PFA's wordt het infoveld gebruikt voor 'interne' gegevens.
- Eerste waarde, het getal voor de tilde: het bedrag overschrijding (in centen) = openstaande registraties – signaleringregistratiesbedrag (bv 131 - 1 cent = 130).
- Tweede waarde, het getal achter de tilde: de termijn overschrijding (in dagen).
Balie Inbox Bericht (BBE)
Via Tabblad A. Inbox kan een snel Balie Inbox Bericht (BBE) worden aangemaakt. Het is geen 'echt' bericht waarvoor berichtregels in de Manager of een stylesheet nodig zijn, en ook wordt er niets verzonden: klik op 'Akkoord' en de melding verschijnt in de inbox van de klant. Het bericht wordt meteen ingeschoten in de OCLC Wise tabel ‘Local_inbox’. De Inboxfunctie in Mijn Menu haalt de informatie rechtstreeks op uit deze tabel. Daarom is het niet nodig om dit bericht op de gebruikelijke manier in te richten.
Klik op 'Nieuw' om een bericht (lees: melding) aan te kunnen maken.
Wanneer de klant inlogt op Mijn Menu verschijnt de melding dat 'er 1 ongelezen bericht' is.
Bij het tabblad zelf is te zien wanneer welke melding is verzonden. Wanneer de klant in Mijn Menu berichten verwijdert, zijn deze ook hier niet meer te zien. Met de knop 'Opnieuw verzenden' wordt het bericht op 'Ongelezen' gezet waardoor het formulier opnieuw kan worden verzonden.
Zo lang een melding bericht nog de status 'Ongelezen' heeft, is de tekst nog te wijzigen.
Donaties
Dit tabblad wordt gebruikt voor Donateurs. Hierin staan berichten DNF en DNH. Voor meer informatie over Donateurs, zie Donateurs [module].
Documenten
Via Klantberichten > Documenten is te zien of en wanneer een incassomachtiging, leeshandicap-bevestiging of ander document bij klant is vastgelegd. Dit kan alleen binnen de huidige instantie; documenten gearchiveerd bij een andere instantie zijn niet zichtbaar. Een regel met een actief document kan verwijderd worden met de rechtermuisknop.
Een actieve en/of gebruikte incassomachtiging kan en mag uiteraard nooit verwijderd worden. Dit document dient als bewijslast dat er daadwerkelijk een machtiging is afgegeven ten tijde van de inning.
Voor het opslaan van een document bij een klant, zie Overige mogelijkheden binnen menu 'Klant'.
Overige opties in Klantberichten
Dezelfde e-mail naar meerdere adressen
Dezelfde e-mail verzenden naar meerdere adressen (BCCmail). Zie hiervoor de beschrijving in Tabblad 2. NAW gegevens.
Als een e-mail als BCC is verzonden, staat dit als volgt in de regel:
