Samenwerkende sectoren
Per vestiging moet worden vastgelegd bij welke sector/instantie een vestiging is opgenomen. Een schoolvestiging kan niet tegelijkertijd zowel EDUB (basisonderwijs) als EDUV (voortgezet onderwijs) zijn. Voor schoolWise is een school altijd sector EDUB.
Vestigingen
Per actor per sector kan een “abonnementsregel” worden opgenomen. Deze regel geeft voor de betreffende sector de rol van de actor in de sector weer. Opbouw en inhoud van een abonnementsregel is verschillend per sector.
BIEB:
- hoofdvestiging
- filiaal
- periode (meerdere perioden)
- status
- halte
- abonnement
- statistische categorie
- selectiecode
EDUB [schoolWise]
- hoofdvestiging
- groep
- jaargroep (leerjaar)
- periode (maar EEN periode)
- status
Voor EDUB (schoolWise) en EDUV wordt het recht/reglement vastgelegd per groep (per school). Voor EDUB en EDUV kan nooit sprake zijn van productkoppelingen.
Netwerkinstellingen
Klanten (leerlingen) worden in schoolWise geaccepteerd op basis van een geldige inschrijving in de sector EDUB. Binnen dezelfde instantie is er dus geen blokkade op het lenen in een andere school.
Per vestiging kan het ‘netwerk-gedrag’ worden ingesteld, zoals ‘Mag klanten muteren van (VSX)’, ‘Mag exemplaren muteren van (VSM)’.
Reserveringen
In reserveringsnetwerken kunnen vestigingen van verschillende sectoren worden opgenomen. Voor de webshop is de webshopvestiging altijd de ophaalvestiging (en zoekvestiging). Voor EDUB/EDUV is de uitleenvestiging standaard de ophaalvestiging.
Bij samenwerkende EDUB of EDUV scholen moet er een ophaalnetwerk worden gedefinieerd.
Registraties
Alleen voor de sector BIEB kent OCLC Wise een (contributie)factuurfunctie. Voor EDUB zullen nooit registraties kunnen ontstaan. Voor EDUV/EDUB kan geen gebruik worden gemaakt van strippen.
Een EDUV/EDUB vestiging is gekoppeld aan een instantie. Per instantie ligt de FO vast.
EDUB/EDUV in combinatie met BIEB
In de combinatie met EDUB / EDUV moet in een zelfde (fysieke) vestiging ook als BIEB-sector kunnen worden gestart. Via de netwerkinstellingen moet dit worden aangestuurd. De catalogusgroepen moeten per vestiging de juiste collectie tonen.
Hiermee kunnen verschillende soorten combinaties worden gemaakt voor service-punten / brede scholen:
- BIEB/EDUB
- BIEB/EDUV
- EDUB/EDUB
- EDUV/EDUB
- EDUV/EDUV
Hierbij zal de uitlenende vestiging de sector bepalen. Voor exemplaren wordt ALTIJD gecontroleerd op basis van plaatsvestiging (eigenaar) van het exemplaar. Hierbij speelt de sector van de plaatsvestiging GEEN rol.
Actoren
In de importfunctie voor EDUB en EDUV kan worden ingesteld dat geïmporteerde leerlingen ook een BIEB-inschrijving moeten krijgen. Voor de sector BIEB moet een hoofdvestiging en een filiaal worden opgegeven.
Voor de sector EDUB/EDUV kan alleen een hoofdvestiging worden ingegeven. Hierbij wordt gecontroleerd of de opgegeven hoofdvestigingen/filiaal onderdeel zijn van de betreffende sector.
Deze voorwaarden zijn niet van toepassing bij het handmatig muteren van abonnementsregels. Hiervoor geldt dat dit alleen binnen de sector gedaan kan worden.
Het is dus niet mogelijk om een bibliotheekabonnement te wijzigen via de balie van de mediatheek, of om een actor in de bibliotheek een inschrijving te geven op een mediatheek.
Bij het handmatig opvoeren van nieuwe leerlingen in de mediatheek wordt alleen een EDUB-inschrijving gedaan. De inschrijving als BIEB-lid moet als afzonderlijke actie in een bibliotheek worden uitgevoerd (dit kan op basis van hetzelfde pasje).
Privacy
In het kader van de privacy-discussie wordt er kritisch gekeken naar de toegang tot en het bewaren van persoonsgegevens. Hieruit vloeien diverse maatregelen voort, zoals eigen wachtwoorden voor schoolWise.
Uitgeschreven leerlingen
Uitgeschreven leerlingen worden niet meer getoond als er wordt gezocht op naam etc. Alleen als er op actor-id of op pasnummer wordt gezocht kan een oud-leerling nog worden getoond. De herinschrijf-procedure kan gebruik blijven maken van een oud-leerlingrecord, tenzij deze gegevens al zijn opgeruimd.
Opruimen gegevens uitgeschreven leerlingen
De gegevens van uitgeschreven leerlingen worden na drie maanden definitief uit de database verwijderd. Voorwaarden: de leerling moet zijn uitgeschreven en mag geen lid (meer) zijn van de bibliotheek of een VO-schoolmediatheek. Ook mag de leerling geen openstaande registratie hebben. Het opruimen gebeurt automatisch in een zogeheten nachtroutine op de derde dag van de maand.
Wachtwoorden schoolWise
De wachtwoorden voor schoolWise zijn onafhankelijk van het wachtwoord voor de bibliotheek. In het Docentmenu is er een speciale functie ‘Leerling wachtwoord wijzigen’. Leerlingen die hun wachtwoord zijn vergeten, moeten een nieuw wachtwoord laten aanmaken door een docent of leesmediaconsulent.
Nadat een leerlingbestand is geïmporteerd hebben de nieuw-toegevoegde leerlingen nog geen inlogmogelijkheid. In het Docentmenu is een speciale functie ‘Wachtwoorden genereren’. Dit is nodig om per groep/klas te kunnen starten met het gebruik van de schoolWise-portal.
Privacy opties Client
Er zijn twee privacy-opties in te stellen die maken dat er respectievelijk alleen leerlingen van de eigen school opgezocht kunnen worden en dat de adresgegevens worden onderdrukt:
- NTLASCH – alleen gegevens eigen leerlingen
- EDUNOAD – geen adressen tonen
Zie ook Opties, rollen en licenties.
Beperkte bevoegdheden vrijwillige medewerkers in Balie uitlenen/innemen
Naast bovengenoemde privacy-opties is het mogelijk om vrijwillige medewerkers die de uitleen bemensen zeer beperkte bevoegdheden te verlenen.
Zie Beperkte gebruikersrol voor vrijwilligers.
Gegevens schoolvestigingen uitsluiten in datadump KB (LDWH)
Het is mogelijk om in de datadump voor de KB ten behoeve van het Landelijke Datawarehouse vestigingen uit te zonderen. Het kan hierbij om alle soorten vestigingen gaan, maar de vraag naar deze voorziening ontstond in het kader van schoolWise en privacy.
Het blokkeren van vestigingen voor de LDWH datadump gaat via een extra tabel die uitsluitend via de database is te muteren. Het is een simpele tabel die alleen een kolom met vestigingsnummers bevat: SELECT * FROM datawarehouse_blok_vestigingen;
De werking van deze blokkade houdt in dat er geen leengegevens uit de geblokkeerde EDUB-vestigingen meer worden meegeleverd.
De leengegevens uit de sector BIEB van leerlingen met een dubbele rol worden overigens wel meegeleverd in de Datadump.
Beveiligde upload van leerlinggegevens
Er is een procedure om een leerlingbestand te uploaden naar de server van het Wise-systeem, via het Docentmenu. Voor het mogen inzien en inlezen van deze gegevens door personeel zijn strengere regels i.v.m. privacy. Zie ook Bevoegdheid Uploaden leerlingbestand.
Verlengen / innemen / tonen van uitgeleende exemplaren
In een uitlening (logrecord) wordt opgenomen in welke vestiging is uitgeleend. Met deze vestiging wordt de relatie gelegd naar de sector.
N.B. Bewaking van maximale aantal exemplaren is voor EDUB alleen in te stellen per fysieke groep (EDUKLS), dus niet per abonnementsdefinitie zoals bij bibliotheken.
Innemen over de grenzen van een sector
Hiervoor gelden onderstaande regels:
- Controle op V999: indien uitleenvestiging in hoofdgroep V999 staat, mag het niet ergens anders worden ingenomen. Hierop is één uitzondering, zie hieronder.
- Indien de plaatssvestiging of uitleenvestiging is opgenomen in VSE of VSA van de inname-vestiging, dan innemen toestaan.
- Overige gevallen (dus geen V999 geen VSE geen VSA) indien sector van inname ongelijk is aan sector van uitlenen, dan inname weigeren.
V999 = Alleen hier inleveren
Vestigingshoofdgroep om voor een vestiging in te stellen dat je iets alleen maar mag inleveren waar het werd geleend. Exemplaren die werden geleend in de ene school of bibliotheek kunnen dan niet in een andere school of in een bibliotheek worden ingeleend. Hiermee kan bijvoorbeeld worden aangestuurd dat webshop-exemplaren niet elders mogen worden ingeleverd.
V999: uitzondering voor eigen exemplaren
Op de werking van V999 geldt één uitzondering, namelijk als het betreffende exemplaar het eigendom is van de innamebibliotheek (=plaatsvestiging). Het exemplaar wordt dan wel ingenomen. Achterliggende redenering hiervoor is dat het raar is om de inname van een eigen exemplaar te weigeren, en er is dan ook nog transport nodig, hetgeen weer vertraging oplevert.
VSE = Innemen zonder transport, dat wil zeggen als was het een eigen exemplaar.
In een VSE-groep alleen vestigingen opnemen die in fysiek hetzelfde gebouw zitten.
Bij inname van elkaars exemplaren zal een exemplaar direct 'Binnen' worden gezet.
Accepteer exemplaren zonder transport (bijv. twee vestigingen in één pand)
VSA = Transport zonder melding.
Voluit betekent VSA: "Mag exemplaren innemen van, zonder melding in de zelfbediening".
De VSA instellen indien materialen van andere vestigingen ingenomen moeten kunnen worden op de zelfservice. De instelling VSA is bedoeld voor INNEMEN
(als ook materialen van andere vestigingen mogen worden uitgeleend moet de systeemoptie ZUSEXME worden gezet).
|
Innemen in |
Uitgeleend in |
Mag dit (default) |
Anders in te stellen door: |
|---|---|---|---|
|
BIEB |
EDUB |
Ja
|
Uitschakelen door de EDUB vestiging(en) op te nemen in vestigingshoofdgroep V999. Uitzondering voor eigen exemplaren, zie uitleg in kader hierboven. |
|
EDUB |
BIEB |
Nee |
Alleen toegestaan indien de VSE / VSA instellingen dit mogelijk maken. N.B. Inname altijd zonder boete |
Schema samenwerkende sectoren
|
Onderdeel / functie: |
EDUB |
BIEB |
|---|---|---|
|
Innemen |
Alleen exemplaren uitgeleend in sector EDUB
|
Innemen school-exemplaren toegestaan tenzij school in V999 zit. Innemen eigen bibliotheek exemplaar mag wel altijd. |
|
Inzage in Geleend |
Alleen geleend in sector EDUB |
Alleen geleend in bibliotheek |
|
Inzage in Geleend |
Alleen geleend op school |
Alleen geleend in bibliotheek |
|
Inzage in Geleend |
ALLE geleende materialen, gescheiden lijstjes |
Alleen geleend in bibliotheek |
|
Verlengen Balie/Zelfbediening |
Alleen verlengen wat is geleend op school |
Alleen verlengen wat is geleend in bibliotheek |
|
Verlengen Portal, Mijn Menu |
Alleen verlengen wat is geleend op school |
Alleen verlengen wat is geleend in bibliotheek |
|
Statusbon Balie/Zelfbediening |
Alleen geleend op school |
Alleen geleend in bibliotheek |
|
Reserveringen Balie |
Alleen reserveringen school |
ALLE reserveringen zijn te zien, EDUB-regels in blauw |
|
Reserveringen Zelfbediening |
Alleen reserveringen school |
Alleen reserveringen bibliotheek |
|
Reserveringen Portal |
ALLE reserveringen, gescheiden lijstjes |
Alleen reserveringen bibliotheek |
Logging
Logging Wise
- datum en tijd
- vestiging
- actor
- statistische categorie actor
- woonplaats
- geleende items → scatnr exemplaar
- geleende items → RMT
- bron (interface) dwz balie, portal, automaat
- geboortedatum = statcat actor?
Logging schoolWise, toevoegingen:
- School
- Fysieke groep
- Jaargroep
- Geleende items → leesbelevingsniveau
- Geleende items → AVI niveau (van t/m)
- Leeslog items dwz opgenomen in Leeslog huidige schooljaar (≠ leenhistorie)