Instellingen manager

Vestigingsnummer

Beheer organisaties

• Ga nu naar Beheer organisaties > Vestigingen om daadwerkelijk een vestiging aan te maken.
• Kies de Instantie waartoe de Vestigingen gaat behoren en druk op 'nieuw' om een nieuwe vestiging toe te voegen als onderdeel van de geselecteerde instantie (of kopieer een reeds bestaande vestiging en neem deze als basis).

Er moeten nu negen tabbladen ingevuld worden. Wanneer de vragen uit de vragenlijst zijn beantwoord, levert het invullen waarschijnlijk geen problemen op.

• Op het tabblad Balie kan de Vestigingsaffiniteitsfactor in dagen aangegeven worden en de Affiniteitsfactor per dag. Lees voor een uitleg hierover de handleiding Vestigingen.
• Op het tabblad Balie kan een blokkade worden aangevinkt voor klanten met status 3 of 4. Wanneer hier niets wordt ingevuld wordt teruggevallen op de instellingen bij Klanten>Actorstatus>(ACSTBL) Actorstatus STAF

Tussentijds moet er elders in de manager iets ingevuld worden:

• Eventueel moet de vestiging toegevoegd worden aan een toplijstnetwerk:
  (Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Netwerken > (G_NET) Netwerken)
• Eventueel moet de vestiging toegevoegd worden aan een aanwinstennetwerk:
  (Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Netwerken > (G_NET) Netwerken)
• De tabel TABKSC KastCon indelingen moet gevuld worden (Exemplaren en plaatsen > Lokaal plaatsenbeheer > (TABKSC) KastCon). Deze moet vervolgens op tabblad exemplaren gekozen worden.

Vestigingsgroepen per vestiging
Voeg de vestiging toe aan de tabel (G_VST) Vestigingsgroepen per vestiging; In deze tabel wordt vastgelegd welke functies (codes) door welke vestigingen worden gebruikt. Per functie/vestiging wordt hiermee dan vastgelegd welke vestigingen worden opgenomen in de betreffende vestigingsgroep. (Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen)

Producten en diensten

Welke abonnementen gaat de vestiging gebruiken? Zijn deze gelijk aan andere abonnementen binnen de instantie? Welke reglementen? Eigen of ander? Het verdient aanbeveling het Stappenplan toevoegen abonnement en reglement te volgen.

Als de reglementen gemaakt zijn moet deze tabel nog toegevoegd worden aan Beheer organisaties > Vestigingen > Tabblad Klanten.

Financiën

• In het onderdeel Boekingstabellen wordt per instantie gedefinieerd welke soorten financiële registraties er per klant mogen worden vastgelegd. Bij het inrichten van een nieuwe vestiging kunnen bij de Boekingstabellen eventuele winkelverkopen en kasontvangsten en kasuitgaven toegevoegd worden.
• In het onderdeel Dagboeken wordt per FO vastgelegd met welke dagboekcodes openstaande posten kunnen worden gesloten. Het sluiten kan betrekking hebben op het betalen van een klant via Kas, Bank, etc. Maar ook de mogelijkheden voor het kwijtschelden/afboeken van posten wordt hiermee geregeld. Op verschillende plaatsen moet worden ingesteld welk dagboek voor welke functie moet worden gebruikt.
• In het onderdeel Grootboekkoppeling wordt vastgelegd hoe per FO/Instantie de koppeling naar het grootboek moet worden gelegd. Op basis van deze instellingen zal het journaaloverzicht worden gemaakt.

Lees voor een uitgebreide uitleg de handleiding Manager: Financiën.

Kalender

Voor de nieuwe vestiging moet een kalender gegenereerd worden.

• In de kalender kan per dag worden ingesteld of de vestiging geopend of gesloten is, vakantie heeft en welke dagen boetevrij zijn.
• Op het tabblad Balie (via Beheer organisaties > vestigingen) moet het standaard weekpatroon ingesteld zijn.

Een nadere uitleg is te vinden in de handleiding Kalender.

Klanten

Er zijn twee tabellen waarin de (contributie)status van de actor wordt gedefinieerd. De verschillende waarden van de actorstatus liggen vast in het systeem. In de tabel (ACSTBL) Actorstatus STAF wordt de omschrijving van de verschillende statussen opgenomen zoals deze in de vestigingsclient en op interne lijsten moet worden getoond (zoals nieuw, factuur, herinnering, betalingsachterstand, normaal, internetlener, omgedoopt, geroyeerd, bedankt)

Per statuswaarde kunnen verder de volgende instellingen worden opgenomen:

• Deze tabel kan ook op Instantieniveau worden gedefinieerd. Hiermee kunnen deze blokkades afwijkend worden toegepast per Instantie (tabbladen).
• Het is mogelijk om in de Vestigingstabel (Beheer organisaties > Vestigingen) op het tabblad Balie een blokkade in te stellen voor klanten met status 3 voor Mijn Menu-functies, en voor klanten met status 4 voor baliefuncties.
• Bij de systeemtabellen is de tabel (LBLPAS) Klantpassen van belang. Deze instelling wordt gebruikt door OCLC Wise bij het uitgeven (genereren) van pasnummers voor klanten (eventueel kopiëren).

Kijk voor een uitgebreide uitleg in de handleiding Manager: Klanten.

Bestellen en koppelen

In de tabel Budget boekingen zijn de budgetten per instantie/vestiging raadpleegbaar en muteerbaar. Genereer hier een jaar.

• Als de nieuwe vestiging ook gaat bestellen moet er minimaal één NBD-bestelcode bestaan om bestellingen bij de NBD te kunnen plaatsen (Bestellen en koppelen > Bestellen > (NBD) ).
• Als de nieuwe vestiging een abonnement bij de NBD gaat afnemen, moet dat ingevuld worden in (BSTBAV) Bestel abonnement per vestiging.

Kijk voor een uitgebreide uitleg in de handleiding Manager: Bestellen en Koppelen.

Exemplaren en Plaatsen

Labelnummers

De systeemtabel (LBLEXM) Labelnummers moet gevuld worden (eventueel gekopieerd). Op verschillende plaatsen kent OCLC Wise de mogelijkheid om exemplaarnummers te genereren. In deze functie moeten de instellingen hiervoor worden onderhouden. De instellingen hiervoor worden per vestiging bijgehouden. Dit is de vestiging waarvoor de exemplaarnummers moeten worden gegenereerd.

Zie voor meer uitleg de handleiding Exemplaren systeemtabellen.

Plaatsen

Plaatsen is het mechanisme waarbij een exemplaar na het koppelen in de juiste kast komt. Het is dus belangrijk om de juiste kasten te definiëren.

• Er moet minimaal één indelingsdefinitie bestaan. Deze wordt gemaakt in tabel 'KastCon indelingen' en van een naam voorzien.
• Indien een (groep) vestiging(en) structureel afwijkende plaatsingen gebruikt kunnen er meerdere KastCon-Indelingen gedefinieerd worden (op het tabblad Exemplaren in de Vestigingstabel wordt aangegeven welke KastCon-indeling de vestiging in gebruik heeft).

In de tabel Kastconversie (Exemplaren en plaatsen > Lokaal plaatsenbeheer > Kast conversie) wordt daadwerkelijk gedefinieerd in welke kast een exemplaar van een bepaalde materiaal- of mediumsoort (en onder welke extra condities) geplaatst moet worden, met wat voor etiket-type en bovendien of bij die plaatsing Jeugd-gegevens dan wel een taal een rol speelt.

Via (PLT) Plaatsen/kasten wordt de lokale kastentabel per vestiging onderhouden. Om hier de nieuwe vestiging met kasten toe te voegen kan er een bestaande gekopieerd worden via systeemWise > SysteemWise > Systeemfuncties > Tabelitems kopiëren.

• Tabel : PLT
• code: leeg
• bron: de te kopiëren kastplaatsing
• naar: de nieuwe vestiging

Hierna is bij de nieuwe vestiging de PLT gevuld. Toevoegen van nieuwe kasten, het muteren en het verwijderen gaat via de standaard werkwijze. De afdelingen zijn mee geconverteerd en daarom moet de afdelingen tabel (PLTAFD) op dezelfde wijze gekopieerd worden.

Meer uitleg is te vinden in de handleiding Lokaal Plaatsenbeheer.

Catalogus

In de systeemtabellen zit (CG5) Niet tonen exemplaarstatuswaarden. Geef hier per vestiging (in CG5) op dat exemplaren met een bepaalde status niet in de webcat getoond moeten worden. De statussen die niet getoond moeten worden kunnen achter elkaar ingegeven worden (let wel, er vindt geen controle op de invulling plaats).

Reserveren en IBL

Het is het eenvoudigst om de reserveringsinstellingen te kopiëren van een bestaande vestiging. Wanneer dat niet gebeurt kan het beste de handleiding Manager: Reserveren en IBL gevolgd worden. De belangrijkste parameters voor het reserveren worden gezet in (RMT) Reserveringsinstellingen per RMT.

Poort- en profielbeheer

Poorten

Voor elke fysieke client moet een poort worden aangemaakt zodat het systeem weet met welke client hij te maken heeft bij server-requests. Aan de poort wordt een vestiging gekoppeld, evenals een profiel en eventueel – als het een betaalstation betreft – een kasnummer. Dit geldt voor alle verschillende clients:

• Balie
• GWT
• Internetcatalogus
• Pubcat
• Self-service
• Internet werkstation (Argos)

Profielen

In de WiseClient-Profielen wordt het gedrag van de client op de personeelsbalie gedefinieerd. Denk hierbij aan bonprocedures (wanneer wordt wel of geen bon afgedrukt, en welke bonsoort is dan gewenst) en of betalingen op een losstaande chipknipreader geboekt kunnen worden. De ZUS Profielen definiëren het gedrag van een (Sip2) zelfservice-automaat. Mag een automaat innemen of niet, en zo ja: in welke gevallen wel of niet? Kan een automaat een klant blokkeren wanneer een klant misbruik maakt van de automaat? Welke alternatieve baknummers worden gebruikt in plaats van de standaard gegenereerde baknummers 01/04?

Zie ook de handleiding Manager: Poort en Profielbeheer.

Baliebeheer

De optie PC configuratie omvat de configuratie van een client, denk aan:

• Hardware (RFID hardware, bonnenprinter, GPS-ontvanger)
• Instellingen als ISIL-code, centrale noodbestanden-map vestiging, etc.
• Zelfservice-instellingen van de personeelsbalie in zelfservice-mode (wel/niet innemen, uitlenen, bonprocedures, afsluitcode)

Per poort zijn default regels gedefinieerd die door het systeem worden gebruikt als er geen uitzonderingen zijn gedefinieerd. Het ID = 0. Per poort (pc) kan een instelling gewijzigd worden. Bij dat ID wordt dan een nieuwe regel aangemaakt.