Innemen

Annuleer inname

Hulpfunctie voor het annuleren van een inname waarmee OCLC Wise probeert de toestand van voor de inname te herstellen. Eventuele kosten worden tegengeboekt. Als dit niet mogelijk is, wordt dit gemeld.

Een ingenomen gereserveerd exemplaar kan ook geannuleerd worden, bijvoorbeeld wanneer de inlevertermijn nog niet verstreken is en de klant aangeeft dat hij/zij het exemplaar nog een poosje wil houden. In zo’n geval wordt het exemplaar nogmaals gescand in de 'annuleer'-functie. Daarbij kan zich echter een probleem voordoen: zodra het exemplaar wordt ingenomen en Wise herkent de reservering, wordt direct een reserveringsbericht per e-mail verzonden!

De optie RSV_IMD (instellen in de Manager) voorkomt de situatie dat het bericht al is verzonden maar dat het exemplaar nog bij de vorige klant is. Er verschijnt dan een melding als het exemplaar gereserveerd is maar de inlevertermijn nog niet verstreken. In overleg met de klant wordt het exemplaar dan wel of niet ingenomen. Klikken op 'OK' geeft herstel van inname; exemplaar behoudt status uitgeleend.

De status van de reservering blijft onveranderd.

Boekenbus innemen

Deze modus is bedoeld voor het verwerken van in de boeken(brieven)bus gedeponeerde exemplaren.

De werking van de inname-functie zal op de volgende punten afwijken:

• Er is geen 'sessiebegrip', exemplaren worden achter elkaar ingenomen zonder af te sluiten.
• Er zal niet afgerekend worden. De registraties worden automatisch opgenomen bij de betreffende klant.
• Er verschijnen alleen de meldingen waarbij het noodzakelijk is om exemplaren apart te leggen (gereserveerd en transport).

In Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie kan ingesteld worden dat een bepaalde werkplek altijd in de ‘Boekenbus-modus’ moet starten.

Administratief innemen

Deze modus is bedoeld om (meerdere) exemplaren zonder kosten in te nemen. Hiervoor is de optie AIN_BNG benodigd (instellen in de Manager).

Bij deze functie zullen alle exemplaren zonder kosten worden ingenomen. Er is geen financiële afhandeling; er is achteraf ook geen controle meer nodig.

Incidentele gevallen worden in de klantsessie administratief ingenomen.

Gebruikt ter plaatse

De optie 'Gebruikt ter plaatse' kun je gebruiken voor exemplaren die in de bibliotheek worden ingezien of gelezen, maar die niet door een klant worden uitgeleend. Bijvoorbeeld: een klant haalt een tijdschrift uit de tijdschriftenkast, leest deze, en laat het tijdschrift liggen op een leestafel. Via de optie 'Gebruikt ter plaatse' kan het materiaal nu worden ingenomen.

Er zijn twee verschillen met uitlenen 'Ter inzage':

• Bij gebruik ter plaatse wordt het materiaal niet uitgeleend. Bij 'Ter inzage' worden materialen wél uitgeleend.
• Materialen die via 'Gebruikt ter plaatse' worden ingenomen, komen ook terug in de uitleenstatistieken (zie Exemplaarstatistieken en Logfile selecties). Inzage-uitleningen tellen niet mee in de uitleenstatistieken.

Gebruik ter plaatse heeft geen gevolgen voor LDWH.

Kastlijst-exemplaren innemen

Gereserveerde exemplaren die binnen staan, worden afgedrukt op de kastlijst (zie ook handleiding Kastlijst). Deze exemplaren moeten uit de kast worden gehaald en vervolgens ingenomen om het exemplaar aan de reservering te koppelen.

Het innemen kan in principe op de gebruikelijke manier. Eventuele openstaande posten van de laatste klant worden dan in een afrekenblok getoond.

Innemen via 'Kastlijst-exemplaren innemen' voorkomt het tonen van het afrekenblok – en gaat dus sneller.

Floating-exemplaren innemen (om terug te sturen naar de eigenaar)

Via deze modus kunnen floating-exemplaren eenvoudig worden teruggestuurd naar de eigenaar. Als het vinkje is gezet, worden de ingenomen exemplaren geherloceerd naar de oorspronkelijke eigenaar en vervolgens op transport gezet (met transportbon).

Een exemplaar naar een andere (floating) vestiging sturen kan door uit te lenen aan herlocatiepas.

Innemen van een nieuw exemplaar

(indien ingesteld in de Manager > Beheer organisaties > Vestigingen > Vestigingen > tabblad Exemplaren > transportstatus)

Bestelde (dus nieuwe) exemplaren worden in de meeste gevallen door een (centrale) afdeling Media/Koppelen ontvangen, verwerkt en naar de vestigingen verstuurd. Na verwerking door genoemde afdeling heeft het exemplaar de status TN (status = Transport, substatus = Nieuw). OCLC Wise werkt het aantal uitgeleende exemplaren elke paar minuten bij. Zolang alle tellers bij het exemplaar op 0 staan is het voor balie_in een nieuw exemplaar.

In de vestiging moeten deze exemplaren worden ingenomen. Zodra een nieuw exemplaar is ingenomen in de Client, worden onder andere de plaatsingsgegevens getoond:

Op basis van de titel en lokale instellingen is een aantal velden gevuld. Zo nodig kan de plaatsing, de kast, worden gewijzigd in een apart venster, op te roepen met knop 'Wijzig plaatsing'.

Vanaf versie 7.0.7 wordt in dit scherm ook de Tijdelijke kast getoond. Ook deze Tijdelijke kast kun je met de knop 'Wijzig plaatsing' aanpassen.

Het etiket kan niet worden aangepast met de knop 'Wijzig plaatsing'. Dat kan alléén als op het hierboven getoonde scherm de etiketmethode op X staat of als X ingevuld wordt. Roep in dat geval met de knop 'Wijzig plaatsing' op, waarin ook het 'etiket' kan worden aangepast. Is het etiket echt fout dan is het beter om nieuwe etiketgegevens te genereren met de daarvoor bestemde menukeus.