Stappenplan

Stap 3 – Organisatietabellen aanmaken

Manager > Beheer organisaties

Afhankelijk van gekozen vorm van financiële samenwerking:

• Financiële organisatie definiëren
• Instantie definiëren

Zie hiervoor Financiële inrichting mediatheekWise.

Vervolgens de mediatheekWise-vestiging aanmaken, zie ook Vestigingstabel EDUV.
In deze stap allen op tab Vestiging deze gegevens invullen: 

• Vestigingsnr, code, omschrijving lang en standaard
• Sector: EDUV
• Categorie (I of L):
  categorie I =  vestiging die de fysieke mediatheek beheert en de uitleningen doet
  categorie L (alleen inschrijven van leerlingen) = overige schoolvestiging

Stap 4 – Financiële tabellen

De inrichting van de financiële tabellen is afhankelijk van hoe er wordt samengewerkt. Zie hiervoor Financiële inrichting mediatheekWise.

Stap 5 – Catalogus zoeklicht (TABVCG) mediatheek

Catalogus > Zoeklicht instellingen > (TABVCG) Vestigingsgroep zoeklicht

TABVCG Vestigingsgroep-zoeklicht instellen, geeft aan dat de catalogus titels moet tonen waarvan exemplaren in eigen bezit zijn.

• Maak voor elke schoolvestiging met een eigen collectie een eigen TABVCG aan.
• Voeg de vestiging zelf maar ook de toegestaande digibronnen toe, zie ook Stap 1 – TABVCG Zoeklichten + nepvestigingen digibronnen 
  Een vaste reeks zoeklichtwaarden in de 500-reeks is bestemd voor digitale bronnen.
• Wijs deze TABVCG vervolgens aan in de vestigingstabel, tab catalogus.

Stap 6 – Portal: welke exemplaar-statussen niet tonen

Catalogus > Systeemtabellen > CG5 Niet tonen exemplaarstatuswaarden.

Het is mogelijk om in de portal exemplaren met een bepaalde status (bijv. A afgeschreven, M vermist of I in bestelling) niet te tonen. Maak per school een regel aan met daarin alle statussen die niet getoond mogen worden. Voor meer informatie over deze tabel bekijk Systeemtabellen (catalogus).

Zie voor een opsomming van mogelijke statussen: Exemplaren en Plaatsen > Exemplaren > Status exemplaren > (EXSTBL) Client status exemplaar

Stap 7 – Kastentabel

Het mechanisme van kasten en plaatsingen werkt voor mediatheekWise net zoals voor bibliotheekvestigingen. Scholen kunnen in principe gebruik maken van een standaard KASTCON met bijhorende kasten; dit scheelt in het beheer. In de Manager zijn in dat geval slechts een beperkt aantal KASTCON-mogelijkheden nodig. Overleg met de school of de standaard bibliotheekplaatsing kan worden toegepast.

→ Richt de kasten in voor de schoolvestiging via Exemplaren en Plaatsen > Lokaal plaatsenbeheer > (PLT) Plaatsen / kasten

Je kunt kasten ook van een andere vestiging kopieren:

1. Ga naar Systeemwise > Systeemwise > Systeemfuncties > Tabelitems kopieren.
2. Kies bij soort voor PLT.
3. Code is n.v.t.
4. Kies als Bron vestiging de vestiging waarvan de PLT overgenomen moet worden.
5. Kies als Nieuwe vestiging de school.
6. Ga dan terug naar de Exemplaren en Plaatsen > Lokaal plaatsenbeheer > (PLT) Plaatsen / kasten.
7. Loop dan alle kasten door en verwijder de kasten die niet van toepassing zijn.
8. Verwijder bij alle kasten de afdelingen en looproutes.
9. Geef misschien een extra omschijving voor publiek op.

→ KASTCON
Als een standaard KASTCON niet gebruikt kan worden zal er een nieuwe aangemaakt moeten worden.

→ Wijs de geldende KASTCON aan in de vestigingstabel, tabblad Exemplaren.

Stap 8 – Herkenbare exemplaarcodes, LBLEXM

Exemplaren en Plaatsen> Exemplaren > Systeemtabellen > LBLEXM

Als de exemplaarcodes (barcodes) nodig zijn met de schoolnaam +vestigingsnummer, maak dan voor de school een eigen regel aan in de tabel LBLEXM.
Kies dan voor scanmethode 1 of scanmethode 2:

• De standaard scanmethode 1 pakt steeds het eerstvolgende vrije volgnummer uit de lopende barcodereeks. Dit is voor kleine bibliotheekorganisaties geen bezwaar, maar grotere organisaties met meerdere instanties kunnen voor de scholen beter overstappen op scanmethode 2, per vestiging in te stellen via de manager.
• Scanmethode 2 is bij uitstek geschikt voor scholen, omdat de barcodes per definitie herleidbaar zijn tot de basisbibliotheek en de bijbehorende schoolvestiging. 
  N.B. Voor vestigingen met vestigingsnr. 9789 en 9799 is deze methode mogelijk onbruikbaar aangezien barcodes niet identiek mogen zijn aan (Nederlands/Belgische) ISBN's.
  De opbouw van exemplaarnummers in scanmethode 2 is:
  VVVV – ooo – X – YYYYY
  VVVV = nummer van de schoolvestiging
  ooo = unieke basisbibliotheekcode gebaseerd op de ISIL
  X = varieert van 2 t/m 8, voorloopgetal voor exemplaarnrs (9 is voor pasnummers)
  YYYYY = volgnummer

Stap 9 – Reglementstabellen

Voor mediatheekWise geldt net als voor schoolWise: géén abonnementen, maar wel reglementen. Maak default reglementstabellen aan voor mediatheekWise. Opzet en werking gelijk aan schoolWise, verschil mogelijk qua leengeld, verlenggeld telaatgelden.

Samenvatting:
TABPRO productgroep = VA (andere code mag, maar dit is de systeemdefault).
TABRGL reglementsregel mediatheekWise 81 – mediatheekWise VO.
Reglementsmethodes invullen.
Reglementdefinitie RGL 81 vullen.
Vervolgens in vestigingstabel, tab Klanten de reglementdefinitie 81 aanwijzen.
Vervolgens in vestigingstabel, tab Balie de productcode VA aanwijzen.
Zie voor meer details: Reglementstabellen mediatheekWise.

Stap 10 – Berichten mediatheekWise

Samenvatting. Er dient de Berichtvoorkeurmethode VA te worden gedefinieerd voor de instantie waar de school onder valt. Aanmaken hiervan is bij de vorige stap aan de orde geweest.

Per schoolvestiging in de vestigingstabel deze Berichtvoorkeurmethode aanwijzen. De voorgeschreven default Berichtvoorkeurmethode houdt in, dat leerlingen de volgende berichten ontvangen, mits ze een e-mailadres hebben:

• Reserveringsophaalbericht
• Inleverbericht
• Herinneringen
• Vergeten wachtwoord mail / Bevestiging mailadres gewijzigd

Indien een e-mailadres ontbreekt, zal er een bericht verschijnen in de Inbox van Mijn Menu. Nota's zullen altijd op papier afgedrukt moeten worden.
Desgewenst kan er een eigen variant op de VA-Berichtvoorkeurmethode worden gemaakt en gebruikt.

Er kan niet worden teruggevallen op de standaard Wise-berichten.

Zie voor de inrichting van de berichten Default abonnementsmethodes t.b.v. berichten en Berichten mediatheekWise.

Stap 11 – Vestigingsgroepen G_VEST

Wat mag een mediatheekWise-vestiging in relatie tot andere vestigingen? Wat is er te zien in de catalogus, zowel in de Client als in de portal?

Het gaat hierbij bijvoorbeeld om VSE, VSA, VSL, VSX, VSM, CG0, CG1, CG2, CG3, CG8. Zie Vestigingsgroepen per vestiging G_VEST.

Stap 12 – Reserveringsinstellingen

Per mediatheekvestiging moet worden ingesteld op wat voor wijze er gereserveerd mag worden in mediatheekWise. Werking is gelijk aan schoolWise:

• RMT Reserveringsinstellingen per vestiging vullen op schoolvestigingsniveau.
• Reserveringsnetwerk definiëren voor de scholen met alleen de BIEB-vestigingen die materiaal leveren aan onderwijs.
• Vestigingstabel verder invullen.
• Optie TOONPLT desgewenst aanzetten (plaats in wachtrij tonen).

 Zie Reserveringsinstellingen.

Stap 13 – Klantimport tabellen

Vul onderstaande twee tabellen. Zie ook mediatheekwise_leerlingimport.

Tabel LNRIMP
Klanten > Klant-import > (LNRIMP) Klant-/leerlingimport inschrijfmethode

De Leerlingimport inschrijfmethode regelt hoe de BIEB-inschrijving van leerlingen moet gebeuren, dus welk startabonnement, de vervalmaandmethode etc. Kies altijd een gratis abonnement: mediatheekWise ondersteunt geen betaalde abonnementen.

De importmethode schrijft voor hoeveel exemplaren er tegelijk in de mediatheek geleend en tegelijk gereserveerd mag worden. Deze default maximum aantallen worden per klas opgeslagen in de EDUKLV-tabel en zijn eventueel per klas aan te passen.
De importmethodes worden per instantie gedefinieerd. Er zijn meerdere importmethodes naast elkaar mogelijk. Per school kan er slechts één methode worden gebruikt, aan te wijzen in de vestigingstabel.

Tabel LNRANI
Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummers

Per school moet een regel worden aangemaakt met de BRINcode als schoolnummer. 
De schoolcode in Wise is de basis waarop de leerlingen worden ingelezen, waarbij er een match wordt gelegd tussen de schoolcode en de leerling.

Advies: gebruik de volledige BRINcode van zes posities, dus met volgnullen.

Stap 14 – Leerlingbestand importeren

De leerlingimport type V lijkt veel op type B van schoolWise: er wordt een rol_educat aangemaakt en desgewenst een rol_abonnement (bieb), en er wordt ontdubbeld. Een inschrijving op een basisschool (schoolWise) zal worden overschreven door de mediatheekWise-inschrijving, beide zijn gebaseerd op de rol_educat.

N.B. Indien de systeemoptie DUPBABO is gezet, wordt er niet ontdubbeld.Zie ook Bibliotheken die geen dubbele rollen willen.

Verschillen met sector EDUB:

• De klassentabel die wordt gevuld = EDUKLV.
• In EDUV zal bij de import onderscheid gemaakt gaan worden tussen EXTERN_NR en LEERLINGNUMMER, deze kunnen beide worden geïmporteerd en opgeslagen.
• LENERNUMMER kan al bij de import worden meegegeven en dit wordt dan de (bieb)pas, zonder controles tenzij.
• Geen opschoonmechanisme voor ongebruikte EDUKLV klassen/groepen.
• Nieuw uitgegeven pasnrs krijgen in klantenadministratie tabblad Passen de opmerking 'EDUV'.

Zie handleiding mediatheekwise leerlingimport.

Stap 15 – Inlogcode voor client

Maak een inlogcode aan voor de schoolvestiging (systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden). Zie Bevoegdheden Client.

Stap 16 – Kalender schoolvakanties

Er hoeft slechts voor één VO-school een kalender te worden gedefinieerd met daarin de schoolvakanties (zie Manager > Kalenders), tenzij de schoolvakanties per instantie verschillen.

In de vestingstabel, tabblad Balie kan worden ingesteld dat de kalender van een andere school wordt gevolgd. (Dit kan ook een basisschool EDUB zijn).