Stappenplan Starten met schoolWise
Stap 0 – Systeemoptie en licenties schoolWise activeren
De systeemoptie moet gezet worden door OCLC. De systeemoptie 'Afnemer schoolWise' kan namelijk pas gezet worden nadat het systeem qua titels geschikt is gemaakt voor schoolWise.
Aanpassing titelvelden en thesaurus (in overleg)
De noodzaak om het systeem aan te passen vloeit voort uit de extra titelgegevens voor het onderwijs: trefwoorden, leeftijd van t/m, etc.
Behalve dat hiervoor extra velden nodig zijn, moeten er ook default-waarden worden gecreeerd voor de jeugdtitels die wel in het bibliotheeksysteem zitten maar niet verrijkt zijn (bijv. stripverhalen of games). De invulling van de defaults gaat op basis van de leeftijdscategorie (bv. AP = 2 t/m 4 jaar). Zouden we dit niet doen, dan zouden deze titels niet goed opgezocht kunnen worden in de schoolWise-portal.
Tevens dient de huidige onderwerpsthesaurus te worden verdubbeld. Deze nieuwe extra index is anders van structuur dan de huidige; schoolWise kan alleen overweg met die nieuwe onderwerpsthesaurus.
Licenties, per Instantie
Manager > SysteemWise > SysteemWise > Systeem- en automaatlicenties
Er zijn 2 verschillende licenties nodig voor schoolWise.
1 Systeem- en automaatlicenties EDUCATWISE_B
- Hoofdgroep – kies Systeem
- Groep R – kies Systeemlicenties
- Licentie – kies EDUCATWISE_B – schoolWise
- Vestiging – kies de Instantie (basisbibliotheek)
- Startdatum– huidige datum
- Einddatum– datum ver in de toekomst
N.B. De licentiekosten worden in rekening gebracht op basis van deze licentie (inwoneraantallen).
Resultaat: er verschijnt een extra kopje schoolWise in de Manager (linkerkolom, onder bicatWise)
2 Systeem- en automaatlicenties LEERLING_IMPORT_EDUCATWISE voor basisonderwijs
- Hoofdgroep kies E – WiseClient
- Groep B – Balie
- Licentie LEERLING_IMPORT_EDUCAT_B – Leerlingimport schoolWise
- Vestiging Kies de Instantie
- Startdatum huidige datum
- Einddatum datum ver in de toekomst
N.B. Het is in een PSO-omgeving niet nodig dat een afdeling die de leerlingimport doet ook deze licentie heeft.
Stap 1 – Dummyvestiging aanmaken t.b.v. digitale bronnen
Voer deze stap eenmalig per systeem uit bij gebruik van de nieuwe schoolWise portal.
Maak een dummyvestiging aan t.b.v. de digitale Jeugdbieb bronnen:
- vestiging: E007
- sector: BIEB
- categorie: Z
Bij stap 9 wordt de digibron per school ingesteld in de G_VEST instelling CG0, zie ook Stap 9 - Vestigingsgroepen G_VEST.
Stap 2 – Keuze netwerkmodel – definiëren dBos-methodes in Manager
Op wat voor manier gaan de scholen deelnemen aan het bibliotheeknetwerk?
Zie informatie over samenwerkingsvormen, Modellen netwerk school-bibliotheek.
Per Wise-systeem dienen hiertoe één of meer dBosmethodes te worden aangemaakt. De dBosmethode geeft aan op wat voor manier scholen gebruikmaken van het concept/project 'De Bibliotheek Op School'.
Stap 3 – Schoolvestiging 1e school aanmaken
Manager > Beheer organisaties > Vestigingen
- Vestigingsnr, code, omschrijving lang en standaard
- Sector: EDUB (model A, B en D) en voor model C vestiging sector EDUB voor de school en 1x vestiging sector BIEB voor de vestiging die fysieke collectie beheert
- Categorie: voor model A is dat I Uitleenvestiging, voor model B, C en D is de vestiging die de fysieke mediatheek beheert een I Uitleenvestiging. De overige zijn schoolvestiging categorie L (alleen inschrijven van leerlingen, geen uitleningen)
- ISIL: vul ISILcode van de bibliotheek in
TIP: begin met één school
Voer eerst alleen één schoolvestiging op, en werk zo alle stappen voor de inrichting van het systeem af. Je kunt bij volgende scholen binnen dezelfde instantie een kopie van vestigingstabel school 1 maken en deze aanpassen.
N.B. Géén vestiging 9789 of 9799
Gelieve de vestigingsnummers 9789 en 9799 niet te gebruiken om uit te sluiten dat dit terecht komt op de barcode van een exemplaar en door het systeem wordt aangezien voor een ISBN.
Bestaande Wise-vestiging ombouwen naar schoolWise:
Het komt regelmatig voor dat scholen als Wise-vestigingen in het systeem zitten, en dat deze nu omgebouwd moeten worden naar schoolWise.
Hiervoor is een stappenplan ontwikkeld, zie hiervoor Ombouw Wise-vestiging naar schoolWise.
Landelijke Datawarehouse KB – mapping of blokkeren
Nieuwe vestiging opgevoerd? Neem deze vestiging op in de mapping tabel van KB, tenzij je geen uitleengegevens van scholen wilt delen met het LDWH.
Zie voor de blokkeermogelijkheid: Gegevens schoolvestigingen uitsluiten in datadump KB (LDWH)
Stap 4 – Inlogcode voor Client
Maak een inlogcode aan voor de schoolvestiging (systeemWise > Toegangscodes en bevoegdheden > Bevoegdheden). Zie Opties, rollen en licenties.
Stap 5 – Kastentabellen voor scholen
Stap 6 – Klantimport tabellen
Zie ook beschrijving Klanten (leerlingen) administratie en de handleiding schoolWise Leerlingimport.
Dit zijn de belangrijkste twee tabellen:
LNRIMP Klanten > Klant-import > (LNRIMP) Klant-/leerlingimport inschrijfmethode
De LNRIMP Leerlingimport inschrijfmethode regelt hoe de BIEB-inschrijving van leerlingen moet gebeuren, onder andere welke startabonnement, de vervalmaandmethode.
Ook regelt de importmethode vanaf hoeveel er in de mediatheek gereserveerd, besteld (in webshop) en geleend mag worden.
De importmethodes worden per instantie gedefinieerd, er zijn meerdere importmethodes naast elkaar mogelijk. Per school kan er slechts één methode worden gebruikt (aan te wijzen in de vestigingstabel)
LNRANI Klanten > Klant-import > (LNRANI) Schoolnummers
Per school moet een regel worden aangemaakt met de BRINcode als schoolnummer.
De schoolcode in Wise is de basis waarop de leerlingen worden ingelezen, waarbij er een match wordt gelegd tussen de schoolcode en de leerling.
Automatische leerlingimport ParnasSys
Gebruikt de school de automatische leerlingimport van ParnasSys geef dan het juiste BRIN door aan OCLC, zodat OCLC de school aan de ParnasSys-koppeling kan toevoegen. Zie ook Automatische leerlingimport ParnasSys. De beveiligde upload en download van leerlingbestanden is dan niet nodig. Zie hieronder.
Beveiligde upload en download leerlingbestand
Scholen kunnen het leerlingbestand zelf uploaden naar de (beveiligde) server van het bibliotheeksysteem. Een medewerker van de bibliotheek die de leerlingimport uitvoert, dient een gebruikersrol te hebben met voldoende bevoegdheid om leerlingbestanden van de server te mogen halen, bewerken en vervolgens inlezen.
Zie ook handleiding schoolWise Leerlingimport
Zie ook in Voorbeeld: gebruikersrol voor Leerlingimport
Stap 7 – Klantpassen (LBLPAS)
Vul per vestiging alle rubrieken in voor het genereren van pasnummers in de systeemtabel LBLPAS, zie Systeemtabellen klanten.
Het is anders niet mogelijk om handmatig klanten toe te voegen.
Stap 8 – Reglementstabellen
Eenmalig een speciale reglementstabel aanmaken, die voor alle scholen in schoolWise geldt, zie Reglementsdefinities schoolWise.
Stap 9 – Vestigingsgroepen G_VEST
Beheer organisaties > Netwerken en vestigingsgroepen > Vestigingsgroepen > (G_VST) Vestigingsgroepen per vestiging / Vestigingshoofdgroepen Vxxx
Wat mag een schoolWise-vestiging in relatie tot andere vestigingen? Wat is er te zien in de catalogus, zowel in de client als in de portal? Het gaat hierbij om VKZ, VSE, VSA, VSL, VSX, VSM, CG0, CG1, CG2, CG3
Actie 1 Vestigingshoofdgroep ‘Alle scholen’: Maak een nieuwe Vestigingshoofdgroep Vxxx aan met ALLE scholen. Als er een nieuwe school bij komt, voeg die dan toe aan het lijstje in deze Vestigingshoofdgroep. Deze vestigingshoofdgroep is nodig bij het instellen van de VSX.
Actie 2 Vestigingshoofdgroep V999 vullen: open vestigingshoofdgroep V999 “Alleen hier inleveren” en zet daar alle scholen in, tenzij het om gezamenlijke mediatheken gaat die in VSE / VSA groep zitten. Zie voor meer uitleg Verlengen / innemen / tonen van uitgeleende exemplaren.
Actie 3: Vul de VSX, CG0, CG1 en CG3 voor alle schoolWise vestigingen in. Vul de andere naar behoefte.
|
Vestigingsgroep |
Omschrijving |
Werking / wanneer nodig |
|---|---|---|
|
VKZ |
Vestiging Klant Zoekgroep |
Alleen aanbevolen voor gezamenlijke mediatheken, zij moeten leerlingen van verschillende scholen kunnen opzoeken. Per gezamenlijke mediatheek een VKZ-groep aanmaken, met als inhoud de scholen die de mediatheek gebruiken. N.B. Zet voor een gezamenlijke mediatheek de privacy-optie NTLASCH uit, anders kan er niet gezocht worden in leerlingbestand van de onderliggende scholen. Zie ook Opties, rollen en licenties. |
|
VSE |
Inleveren zonder transport |
VSE = exemplaren kunnen innemen van andere vestiging waarbij ze niet op transport gaan maar meteen status B. VSA = exemplaren kunnen innemen van andere vestiging zonder melding in de zelfbediening (in de personeelsbalie wel melding + transportbon). Voor de situatie dat een school of gezamenlijke mediatheek gebruik maakt van de collectie van een bibliotheek in hetzelfde gebouw. |
|
VSA |
Transport zonder melding |
|
|
VSL |
Accepteert leners van |
Hoeft niet ingesteld te worden, want werkzaam voor alle scholen in een instantie. |
|
VSX |
Muteer leners van |
Dit is nodig voor leerlingen die verhuizen en van school veranderen. Geef elke schoolvestiging een eigen VSX-groep met bevoegdheid voor de Vxxx-groep van alle scholen. |
|
VSM |
Mag exemplaren muteren van |
Voor de situatie dat een school of gezamenlijke mediatheek gebruikmaakt van de collectie van een bibliotheek in hetzelfde gebouw |
|
CG0 |
Pubcat groep 1 |
Voor alle schoolvestigingen die gebruik maken van de nieuwe schoolWise portal geldt: Voeg dummyvestiging E007 toe voor de digitale jeugdbieb bronnen om ze te tonen in de zoekmachine. Let op! Vanaf versie 7.1.0 kunnen de digitale jeudbieb bronnen ook via de zoekhulp 'jeugdbieb.nl' getoond worden. Onderdruk de zoekhulp via de dBos-methode (zie dBos-methodes) of verwijder E007 uit CG0. Zie Nieuw in 7.1.0. Wat zijn mijn eigen exemplaren. De CG0 bepaalt welke exemplaren er te zien zijn in 'huisje 1' in de stafcatalogus en tabje “school” in de zoekmachine van de schoolWiseportal Voor scholen die gebruikmaken van een gezamenlijke mediatheek, als volgt invullen:
Voor scholen die gebruikmaken van de exemplaren van een bibliotheek in zelfde gebouw, als volgt invullen:
Voor gezamenlijke mediatheken, die gebruikmaken van de exemplaren van een bibliotheek in zelfde gebouw, als volgt invullen:
|
|
CG1 |
Pubcat groep 2 |
Van welke andere vestigingen worden de exemplaren getoond in de catalogus van de portal, dus naast de eigen titels en exemplaren |
|
CG2 |
Stafcat groep 1 (huisje 1) |
Invullen indien de school geen eigen exemplaren heeft, maar gebruikmaakt van de collectie van een andere vestiging (bibliotheek in hetzelfde pand) |
|
CG3 |
Stafcat groep 2 (huisje 2) |
Van welke andere vestigingen worden de exemplaren getoond onder Huisje-2 in de catalogus van de client. |
N.B. Geen scholen in bibliotheek-catalogus:
Het is niet gewenst dat in bibliotheek-catalogi te zien is welke exemplaren een school heeft. Zorg er daarom voor dat schoolvestigingen NIET op de CG1- en CG3-lijst van andere vestigingen staan, uitgezonderd de vestiging die de aanschaf voor scholen verzorgt (bijvoorbeeld koppelafdeling).
CG4, CG6 en CG7 overslaan
CG4: het is niet nodig om CG4 in te stellen. CG4 stuurt 'huisje 3' in de catalogus aan. Huisje 3 is bedoeld voor het personeel van een bibliotheek.
De bibliotheek-default waarde voor huisje 3 = alles wat niet in huisje 1 en 2 wordt getoond.
Dit is omdat er nogal wat bibliotheken zijn die ook voor de scholen aanschaffen, en de koppelafdeling moet natuurlijk kunnen zien wat waar aanwezig is.
Voor vestigingen in sector EDUB zal 'Huisje 3' als default leeg worden gelaten. In de Client wordt 'Huisje 3' dan ook niet meer getoond. Leg wel uit aan bibliotheekpersoneel dat Huisje 3 alleen voor het personeel is.
CG6: Bij het instellen van CG6 Webcat groep 1 voor een vestiging wordt de CG0 Pubcat groep 1 niet gevolgd. Vul daarom CG6 niet in voor de schoolvestiging.
Stap 10 – Catalogus zoeklicht instellingen (TABVCG)
1. Zoeklicht aanmaken
Catalogus > Zoeklicht instellingen > (TABVCG) Vestigingsgroep zoeklicht
TABVCG Vestigingsgroep-zoeklicht instellen, hiermee geef je aan dat de catalogus titels moet tonen waarvan exemplaren in eigen bezit zijn.
Huidige schoolWise portal: Maak voor elke schoolvestiging die een eigen collectie heeft een eigen TABVCG aan.
Mediatheekvestigingen, virtuele mediatheken en zoeklichtinstellingen
- Zoeklicht moet altijd gelijk zijn aan zoeklicht van de vestiging die de exemplaren heeft.
- Scholen die zelf een eigen collectie bezitten, hebben een eigen zoeklichtwaarde nodig.
- Scholen met een gezamenlijke mediatheek krijgen de zoeklichtinstelling van de mediatheek.
- Scholen die de collectie van een bibliotheek in hetzelfde gebouw gebruiken, krijgen de zoeklichtinstelling van de bibliotheek.
- Gezamenlijke mediatheken met een eigen collectie, hebben een eigen zoeklicht nodig.
- Gezamenlijke virtuele mediatheken die de collectie van een bibliotheek in hetzelfde gebouw gebruiken, krijgen de zoeklichtinstelling van de betreffende bibliotheek.
- Een virtuele mediatheekvestiging heeft zelf geen eigen exemplaren, maar maakt via de G_VEST instellingen gebruik van de exemplaren van een bibliotheek (model C).
Vernieuwde schoolWise portal: Voor de vernieuwde schoolWise portal wordt niet meer naar deze instelling gekeken. Het zoeklicht heeft alleen nog betrekking op het zoeklicht in de Client. Voor de vernieuwde schoolWise portal wordt er naar de CG groepen gekeken, zie stap 9. Wij adviseren het zoeklicht van de basisbibliotheek in te vullen zodat er niet voor elke school een zoeklicht aangemaakt hoeft te worden.
N.B. Het maximum aantal zoeklichten per systeem is op dit moment 768
2. Zoeklicht aanwijzen
Het zoeklicht wordt vervolgens aangewezen in de vestigingstabel, tabblad Catalogus.
Stap 11 – Portal: welke exemplaar-statussen niet tonen
Het is mogelijk om in de portal exemplaren met een bepaalde status (bijv. A afgeschreven, M vermist of I in bestelling) niet te tonen. Zie Catalogus > Systeemtabellen > CG5 Niet tonen exemplaarstatuswaarden.
Maak per school een regel aan met daarin alle statussen die niet getoond mogen worden.
Zie voor een opsomming van mogelijke statussen deze tabel:
Exemplaren en Plaatsen > Status exemplaren > EXSTBL
Stap 12 – Vestigingstabel verder invullen
Tab Klanten
- Reglemententabel
- Hoofdvestiging: de school waaronder de leerlingen vallen
- Beperkte Ontdek!-catalogus= YEX (voorheen XLK voor streng Christelijke scholen)
School- en importinstellingen:
- Beheervestiging: welke bibliotheek zal de leerlingimport uitvoeren
- Importtype kies B
- Inschrijfmethode kies methode zie ook
- Schoolnummer (BRIN) zie ook
- Hoofdvestiging sector BIEB
- Thuisvestiging sector BIEB
- Mediatheekvestiging (= de vestiging waar geleend wordt, kan een andere zijn dan de school zelf)
- Onderwijssoort (facultatief, zie manager > schoolWise/mediatheekWise, systeemtabel TABOOS)
- dBosmethode, zie ook De dBos-methodes.
Tab Balie
- Reserveringsmelding aanvinken
- Leeftijd volwassen exemplaren = 12
- Weekpatroon (evt.)
- Volgt kalender van... (evt.)
- Binnen exemplaren reserveerbaar aanvinken
Tab NAW
- Vul naam- en adresgegevens in. Steeds vaker leveren scholen geen huisadressen van leerlingen; de leerlingimport gebruikt dan het schooladres.
TIP: Zet achter de straatnaam “(= schooladres)”, zodat ook in de balie meteen duidelijk is dat dit een schooladres is. zie ook Vestigingstabellen scholen.
Indien de school niet rechtstreeks op de transportroute van de bibliotheek zit, vul dan hier 'Transport via...' in. Wijs de vestiging aan die alle transportexemplaren voor de school ontvangt en verzamelt. - Vul e-mail adres 2x in (e-mailadres algemeen + e-mailadres afzender)
Tab Catalogus
-
Vestigingsgroep zoeklicht aangeven, zie Stap 10 – Catalogus zoeklicht instellingen(TABVCG).
Tab Exemplaren
- Acquisitiebeheer invullen indien bibliotheek hierin een rol speelt
- Kastencon aanwijzen
- Transport status: gewenste gedrag nieuwe exemplaren invullen
Stap 13 – Reserveringsinstellingen
Per mediatheekvestiging moet worden ingesteld op wat voor wijze er gereserveerd mag worden.
- RMT vullen op schoolvestigingsniveau
- Reglementsdefinitie SA vullen, is in stap 6 al gebeurd
- Reserveringsnetwerk definiëren voor de scholen, met alleen de BIEB-vestigingen die materiaal leveren aan onderwijs.
- Vestigingstabel verder invullen
Zie verder Reserveringsinstellingen EDUB.
Stap 14 – Leerlingbestand importeren
Deze stap is alleen van toepassing als de ParnasSys-koppeling niet wordt gebruikt.
Zie hiervoor de handleiding schoolWise leerlingimport. Voor een samenvatting, zie Klanten (leerlingen) administratie.
N.B. Vullen van de EDUKLS tabel
De EDUKLS (zie volgende stap) kan automatisch worden aangemaakt/gewijzigd vanuit de leerling-import, maar let er goed op dat het te importeren leerlingenbestand de juiste gegevens bevat.
Als in het importbestand zowel de GROEP (= groepscode) als GROEPSNAAM zijn opgenomen zal Wise bij het importeren de EDUKLS-tabel updaten met de nieuwe gegevens uit de import.
Hierbij zal bij 'Maximum aantal thuis' de defaultwaarde van 5 worden aangehouden, tenzij anders gedefinieerd in de gebruikte importmethode (LNRIMP).
Stap 15 – Groepentabel EDUKLS checken per schoolvestiging
Ga naar Manager, tabblad schoolWise / mediatheekWise > School klassen/groepen > (EDUKLS) schoolWise klassen/groepen. Zoek de schoolvestiging op.
Check ná het importeren van leerlingbestanden per schoolvestiging/ na de automatische import van ParnasSys of de EDUKLS-tabel klopt, met name of het maximale aantal te lenen materialen klopt. Zie Fysieke klassen/groepentabel (EDUKLS) in de Wise Manager.
Stap 16 – Actor met rol Docent1 aanmaken
Zorg ervoor dat er voor elke school minimaal één actor is met de rol Docent. Dit kan ook een Leesmediaconsulent zijn.
Kunnen inloggen in de schoolWise-portal met de rol Docent is noodzakelijk voor een goede werking van het systeem. Zie Docenten in schoolWise.
Stap 17 - Herkenbare exemplaarcodes nodig, dan LBLEXM vullen
De standaard scanmethode (nr.1) pakt steeds het eerstvolgende vrije volgnummer uit de lopende barcodereeks. Dit is voor kleine bibliotheekorganisaties geen bezwaar, maar grotere organisaties met meerdere instanties kunnen voor de scholen beter overstappen op scanmethode 2, per vestiging in te stellen via de manager. Scanmethode 2 is bij uitstek geschikt voor scholen, omdat de barcodes per definitie herleidbaar zijn tot de basisbibliotheek en de bijbehorende schoolvestiging.
N.B. Voor vestigingen met vestigingsnummer 9789 en 9799 is deze methode 2 mogelijk onbruikbaar aangezien barcodes niet identiek mogen zijn aan (Nederlands/Belgische) ISBN's.
De opbouw van exemplaarnummers in scanmethode 2 is VVVV – ooo – X – YYYYY
VVVV = nummer van de schoolvestiging
ooo = unieke basisbibliotheekcode gebaseerd op de ISIL
X = varieert van 2 t/m 8, voorloopgetal voor exemplaarnrs (9 is voor pasnummers)
YYYYY = volgnummer
Ga naar Manager, Exemplaren en Plaatsen > Exemplaren > Systeemtabellen > (LBLEXM) Labelnummers
Vul de instellingen voor de school, zie voorbeeld.
- Omschrijving: naam van de school)
- Scanmethode: [1 of 2]
- Etiketomschrijving: [naam van de school]
- Label vestiging: [vestigingsnr ]
- Koppelmethode: [1] koppelen met voorbedrukte barcodes
Stap 18 – Kalender schoolvakanties
Alleen van belang indien er routecollecties voor scholen zijn. Er hoeft maar voor één EDUB-school een kalender te worden gedefinieerd met daarin de schoolvakanties (via Manager > Kalender, zie handleiding Kalender), tenzij de basisschoolvakanties per instantie verschillen.
In de vestigingstabel, tabblad Balie kan daarna bij elke EDUB-vestiging worden aangegeven dat de kalender van deze EDUB vestiging gevolgd wordt.
Stap 19 – Volgende scholen opvoeren
Als het systeem is ingericht op de eerste schoolWise school, kunnen de volgende scholen worden opgevoerd. Begin met de vestigingstabel van school 1 te kopiëren en aan te passen aan school 2.
Voer daarna de stappen 3 t/m 17 uit.
N.B. Een vestiging kopiëren kan alleen binnen één instantie.
Stap 20 – Berichten schoolWise definiëren (facultatief)
Alle mededelingen vanuit het systeem zijn altijd te zien in de schoolWise-portal Mijn Menu > Berichten.
Daarnaast is het desgewenst mogelijk om leerlingen de volgende berichten per e-mail te laten ontvangen, mits ze een e-mailadres hebben:
- reserveringsophaalbericht
- inleverbericht
Er kan niet worden teruggevallen op de Wise berichten.
Per systeem dienen de schoolWise-berichten eenmalig te worden gedefinieerd zie Berichten schoolWise. Ze zijn dan geldig voor iedere schoolWise-vestiging.